Numérisation des dossiers de l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes : sécuriser et simplifier la gestion documentaire

Les Conseils départementaux de l’Ordre des masseurs-kinésithérapeutes sont amenés à gérer un volume important de documents liés à la vie professionnelle des praticiens : inscriptions, modifications de situation, correspondances, justificatifs, pièces administratives ou encore documents relatifs au suivi des dossiers.

Au fil des années, ces documents constituent un fonds documentaire conséquent, parfois réparti entre dossiers papier, répertoires informatiques et outils métiers.

La numérisation permet de reprendre ce patrimoine documentaire pour constituer des dossiers numériques structurés, plus rapidement accessibles et plus simples à exploiter au quotidien.



Mais numériser plusieurs années d'archives ne consiste pas simplement à scanner des feuilles.

L'indexation : l'étape qui donne sa valeur à la numérisation

Prenons un exemple simple.

Un Conseil dispose de plusieurs milliers de dossiers papier de masseurs-kinésithérapeutes. Scanner chaque dossier pour obtenir plusieurs milliers de fichiers intitulés « Scan001.pdf », « Scan002.pdf » ou « Dossier123.pdf » résoudrait finalement assez peu de problèmes.

L'objectif est plutôt de pouvoir identifier chaque dossier à partir d'informations définies en amont : numéro professionnel ou identifiant interne, nom, prénom, type de document, date ou toute autre métadonnée utile à l'organisation.

Le fichier numérique peut alors être nommé, classé et associé aux bonnes informations.

Selon le besoin, les données peuvent être produites sous forme de fichiers et de tables d'indexation destinées à une GED, un logiciel métier ou une base documentaire existante.

Cette association entre numérisation et indexation permet de créer un fonds numérique dans lequel l'information devient réellement recherchable. C'est également l'un des principaux enseignements des projets de reprise de fonds papier : les métadonnées doivent respecter les règles de classement et d'archivage définies par l'organisation.

Faciliter le travail quotidien des Conseils de l'Ordre

La première conséquence est très concrète : la recherche documentaire change complètement.

Lorsqu'un collaborateur doit consulter un dossier ancien, il n'est plus nécessaire de localiser une boîte, une armoire ou une chemise puis de parcourir physiquement le dossier.

Une recherche numérique permet d'accéder beaucoup plus rapidement aux informations nécessaires.

La numérisation facilite également le travail lorsque plusieurs personnes doivent consulter un même dossier, ou lorsque l'organisation est répartie entre plusieurs bureaux ou plusieurs sites.

Cette logique est déjà largement utilisée dans d'autres professions réglementées : transformer un fonds papier en base documentaire permet de créer un espace de recherche centralisé et de rendre les documents plus facilement accessibles aux collaborateurs.

Des documents qui nécessitent une attention particulière

Les dossiers gérés par les organismes professionnels peuvent contenir de nombreuses données personnelles et parfois des informations particulièrement sensibles.

La numérisation doit donc être pensée avec les mêmes exigences de confidentialité que la conservation physique.

Le RGPD ne concerne d'ailleurs pas uniquement les fichiers informatiques : la CNIL rappelle explicitement qu'il s'applique également aux dossiers papier. Les données ne doivent être accessibles qu'aux personnes autorisées et leur durée de conservation doit être définie.

Dans le domaine de la santé, cette vigilance est renforcée. La CNIL qualifie les données de santé de données personnelles sensibles et rappelle la nécessité de mettre en œuvre un niveau de sécurité adapté.

Même lorsqu'un dossier ordinal ne constitue pas un dossier patient, sa confidentialité doit donc être intégrée dès la conception du projet : transport, traitement, accès aux documents, transfert des fichiers et conservation éventuelle des originaux.

Que deviennent les dossiers papier après numérisation ?

La numérisation ne signifie pas automatiquement la destruction du papier.

Le sort des originaux doit être défini en fonction de leur nature, de leur durée de conservation et des règles applicables à chaque catégorie documentaire.

Plusieurs scénarios peuvent donc coexister.

Certains documents peuvent être restitués au Conseil après traitement. D'autres peuvent continuer à être conservés sous leur forme originale. Lorsque la conservation physique reste nécessaire mais que la consultation quotidienne du papier ne l'est plus, les archives peuvent également être externalisées dans un espace dédié.

Cette approche hybride est souvent pertinente : le numérique pour consulter et travailler, le papier pour conserver les originaux lorsqu'ils doivent l'être.

La numérisation peut ainsi être associée au reconditionnement, à la restitution, à l'archivage physique ou, lorsque les conditions réglementaires le permettent, à la destruction des documents.

Une méthode adaptée aux fonds documentaires importants

La reprise de plusieurs années d'archives doit être organisée comme un véritable projet documentaire.

Chez LNSE, le travail commence donc par l'analyse du fonds existant et du résultat attendu : volumes, typologies de dossiers, état des documents, règles de classement, informations à récupérer et structure des fichiers à produire.

Un échantillon peut permettre de valider le processus avant le traitement de l'ensemble du fonds.

Le projet peut ensuite être organisé par lots afin de limiter l'indisponibilité des dossiers pendant leur traitement. Cette approche est particulièrement adaptée lorsque les documents doivent rester consultables pendant l'opération.

Sur des projets de dématérialisation de fonds importants, le traitement par petits lots constitue justement une méthode permettant de réduire la durée pendant laquelle les documents ne sont plus directement accessibles à l'organisation.

L'expérience LNSE auprès des professions réglementées

Depuis 2000, LNSE accompagne entreprises, administrations et professions réglementées dans leurs projets de numérisation documentaire.

Cette expérience nous a notamment amenés à travailler sur des problématiques documentaires liées aux professions de santé, dont celles rencontrées auprès de l'Ordre des pharmaciens.

Même si chaque profession possède son organisation et ses propres règles documentaires, les problématiques sont souvent proches : volumes importants de dossiers historiques, données confidentielles, nécessité de retrouver rapidement une information et besoin de faire cohabiter pendant un certain temps documents papier et données numériques.

LNSE est par ailleurs certifiée ISO 9001 pour ses activités liées à la numérisation documentaire. Cette démarche qualité encadre notamment l'organisation et le contrôle des prestations réalisées.

Numériser, mais surtout organiser l'information

Pour un Conseil de l'Ordre des masseurs-kinésithérapeutes, l'intérêt d'un projet de numérisation ne se mesure donc pas uniquement au nombre de pages scannées.

Sa véritable valeur réside dans ce qui devient possible ensuite :

retrouver un dossier rapidement, accéder à la bonne pièce, fiabiliser le classement, limiter les manipulations du papier et disposer d'un fonds documentaire structuré pour les années à venir.

La numérisation constitue ainsi moins une opération de conversion du papier qu'une véritable réorganisation de l'information documentaire.