NUMERISATION DE DOCUMENTS

Pour commencer, si vous vous demandez, quels sont les vrais bénéfices de la numérisation de vos documents, les voici :

1. Suppression d'un fonds d'archives, donc gain d'espace.

2. Gain de temps dans vos recherches d'informations grâce à l'indexation des fichiers.

3. Economies financières et rentabilité supplémentaire grâce aux collaborateurs et espaces libérés.

Par la suite, va se poser la question de l'externalisation de ce projet. Est-ce vraiment plus intéressant de faire appel à une société externe ou êtes-vous en mesure de réaliser l'opération avec vos propres ressources ?

Il y a deux réels avantages à faire appel à un prestataire en numérisation

1. La maîtrise de vos coûts. Le budget est défini sous forme d'offre, ce qui vous permet de définir et planifier un budget précis.

2. Une meilleure qualité de prestation. Le traitement est effectué par des opérateurs formés et expérimentés, ainsi qu'un matériel professionnel performant.

Du plan A0, à la diapositive en passant par les fonds de dossiers de plusieurs millions de pages, tous les formats documentaires peuvent être numérisés.

Naturellement, la réalisation de la prestation diffère en fonction du type de document, elle est définie par le format et la présentation des documents ainsi qu'aux moyens à mettre en oeuvre pour numériser ces documents correctement.

Le projet passe par un audit interne ou avec nos collaborateurs expérimentés, de votre fonds documentaire actuel. Généralement, un projet de numérisation répond à une de ces deux options :

1. Numérisation d'un fonds d'archives stockées sur votre site. Le but de cette opération peut être l'intégration des archives à une nouvelle solution GED ou simplement l'intégration sur vos serveurs actuels. Quoi qu'il en soit, la numérisation d'un fonds d'archives vous permettra de gagner du temps dans vos recherches et de libérer de l'espace.

2. Numérisation récurrente de documents entrants. Que ce soit le simple courrier ou le traitement de documents spécifiques comme des factures, la numérisation récurrente a pour but de vous simplifier la gestion quotidienne de votre entreprise par l'externalisation de ce service.

Les deux solutions sont bonnes ! 

Bien souvent, la réponse est fonction du type de documents que vous souhaitez faire scanner, ainsi que de leur contenu.

Par exemple, un projet de numérisation de documents patrimoniaux extrêmement fragiles peut s’envisager sur votre site afin de limiter les durées de manipulations.

A contrario, la numérisation d'un fonds de plans techniques nécessite un espace assez important. De plus les documents ne sont forcément consultés des dizaines de fois par jours. Nous vous préconisons, donc, vivement de nous laisser gérer l'enlèvement des plans, le transfert et leur traitement sur notre site équipé avec le matériel adéquat.

Que ce soit pour un projet de numérisation ou d'archivage, nous vous proposons un projet clé en main et sécurisé ! 

Nos équipes prennent en charge et transfèrent vos archives, directement depuis vos locaux jusqu'à notre site.

Si vous avez des questions sur vos documents et fonds d'archives. Contactez-nous, nous sommes à votre écoute.