ARCHIVAGE DE DOCUMENTS
Réduisez de 27 à 56% vos charges foncières !*
LNSE évacue, stocke et sécurise vos archives.
En conservant la disponibilité de vos documents.
Conserver vos archives freinent votre productivité
Classement fastidieux
Entre les documents mal rangés et ceux égarés, chaque année, la perte d'information coute des millions d'euros, aux entreprises
Perte de rentabilité
Que ce soit en box de stockage, dans un garage, dans vos locaux. Les coûts au mètre carré de notre région sont importants.
Laissez nous collecter ces archives et coupez dans vos dépenses.
Temps de recherche élevé
En moyenne, un collaborateur passe 7h/semaine à chercher des documents.
Externalisez ces tâches à un tiers archiveur dont c'est le métier.
LNSE apporte une rigueur et une expertise dans le stockage d'archives
Sécurité des archives
LNSE conserve des documents de tous types dans des centres d'archives sécurisés.
Nos centres sont équipés de tous les dispositifs de sécurité et prévention réglementaires afin d'assurer.
Traçabilité de vos données
Chaque document conservé par LNSE est identifié, anonymisé et son emplacement tracé.
Disponibilité des archives
La conservation d'archives induit un inventaire complet des documents, lors du versement.
L'inventaire est mis à disposition du client, qui peut consulter et demander en direct, ses archives, pour une transmission dans des délais records !
LNSE archive les documents en Rhône-Alpes
Collecte des archives
- Prise en charge des documents sur votre site.
- Conditionnement en cartons d'archives
- Transfert vers centre d'archives LNSE.
- Identification et référencement des cartons et contenu.
- Notification de validation de l'opération de versement en archives
Conservation des documents
- Conservation des documents dans notre centre d'archives.
- Centre d'archives protégé de la lumière et humidité, avec température contrôlée.
- Cartons anonymisés et tracés avec numéros uniques.
- Documents consultables en physique et numérique sous 24h.
L'archivage physique externalisé, c'est quoi ?
L'archivage physique externalisé vise à libérer les locaux des entreprises, tout en assurant :
- La parfaite traçabilité des documents.
- Un site de conservation sain qui permettra de garder les archives en bon état.
- Une gestion efficace des documents, notamment en cas de consultation par le client.
Garantir la sécurité et confidentialité de vos archives d'entreprise.
La sécurité et la confidentialité des données sont au cœur de notre ADN depuis plus de 20 ans.
Nous avons adapté ses solutions pour la création d'un pôle d'archivage directement sur le site LNSE.
Sécurisation : bâtiments protégés par alarme et vidéosurveillance, dans une zone d'activité récente et sécurisée.
Confidentialité : engagement du personnel par accords de confidentialité, contrôles d'accès aux locaux et aux logiciels de gestion.
Anonymisation : Archivage en conteneurs neutres avec identification par données chiffrées standardisés.
L'ensemble de nos processus et moyens garantissent un suivi et une traçabilité clairs sur l'ensemble des archives conservées sur notre site.
Quelles durées légales de conservation et d'archivage des documents ?
Nous avons édité un article à ce sujet.
Rendez-vous dans notre blog pour le découvrir.
Comment démarrer un archivage de documents intelligent ?
Un projet d'archivage externalisé débute généralement par un audit documentaire.
Cette étude préliminaire plus ou moins conséquente, a pour but de définir et comprendre la manière dont vous utilisez et classez vos documents ainsi que leur contenu ( documents administratifs, comptables , techniques , ...).
Elle abouti, si besoin, à des préconisations ou une validation du projet initialement formulé.
Une fois le projet lancé, nous nous occupons de la prise en charge des documents depuis votre site pour un transfert sécurisé et l'intégration en archives externalisées.
La prise en charge et le transfert sont gérés par notre équipe qui identifie et conditionne les documents afin de sécuriser le transfert.
Comment consulter vos documents en archivage externalisé ?
Durant toute la durée d'archivage des documents, vous pouvez être contraint de consulter des documents archivés.
Cela peut provenir de plusieurs facteurs ; réouverture d'un dossier client, obligation légale ou autre.
Deux des objectifs de l'externalisation de votre archivage étant de gagner du temps et de l'énergie, nous sommes en mesure de vous fournir des documents archivés dans des délais très brefs.
Grâce à l'identification et au référencement des archives, il nous est très simple de procéder à l'extraction du (des) document(s) souhaité(s) pour vous le transmettre.
La transmission peut se faire de plusieurs manières, en fonction du contenu des documents et de votre localisation :
- Envoi par colis recommandé express, pour réception sous 24 h.
- Dépôt sur votre site, dans la demi-journée.
- Numérisation des documents pour transmission par voie électronique sous 3 h ouvrées.
* Etude menée de 2018 à 2024 et basée sur les économies réalisées par nos clients avec des prestations d'archivage physique.