Comment numériser les documents d'entreprise ?
Comment numériser les documents d'entreprise avec LNSE ?
La numérisation des documents d'entreprise est une étape cruciale pour améliorer l'efficacité et la sécurité des informations. LNSE, spécialiste en numérisation de documents et gestion documentaire, propose une prestation complète pour accompagner les entreprises dans ce processus.
La numérisation se déroule en trois phases principales : la préparation des documents, la numérisation proprement dite, et le nommage et classement des fichiers.
Préparation des documents
La première étape de la numérisation consiste à préparer les documents. Cette phase est essentielle pour assurer la qualité et l'efficacité du processus de numérisation.
Tri et désassemblage
Avant de numériser, il est crucial de trier les documents pour éliminer les doublons et les documents non pertinents. Les documents doivent être désassemblés, c’est-à-dire retirer les agrafes, les trombones, et tout autre élément qui pourrait interférer avec le scanner.
Nettoyage et réparation
Les documents endommagés doivent être réparés et nettoyés. Les pages froissées ou déchirées doivent être lissées ou recollées pour éviter les problèmes lors du passage dans le scanner.
Classement et typage
Chaque document doit être typé pour faciliter le découpage au scanner et l'indexation en post numérisation. Cela peut se traduire par l'utilisation de codes-barres, de pages séparatrices ou d’identifiants uniques, propres à chaque document ou lot de documents.
Numérisation des documents
Une fois les documents préparés, la phase de numérisation peut commencer. LNSE utilise des scanners de haute technologie pour garantir une numérisation de qualité.
Choix du scanner
Selon la nature des documents (taille, type de papier, couleur), différents types de scanners peuvent être utilisés. Les scanners à plat, les scanners à défilement ou les scanners de documents reliés sont sélectionnés en fonction des besoins spécifiques.
La vitesse d'un scanner n'est le seul paramètre de sélection du matériel.
Paramétrage des scanners
Les paramètres de numérisation doivent être ajustés pour chaque type de document. Cela inclut la résolution (généralement 300 dpi pour les documents standard), le mode de couleur (noir et blanc, niveaux de gris, couleur) et le format de sortie (PDF, TIFF, JPEG).
Contrôle de qualité
Pendant et après la numérisation, un contrôle de qualité rigoureux est effectué pour s’assurer que toutes les pages sont lisibles et correctement numérisées. Les images floues ou mal alignées sont immédiatement corrigées ou rescannées.
Nommage et classement des fichiers
Après la numérisation, les fichiers numériques doivent être correctement nommés et classés pour être facilement accessibles et utilisables.
Nommage des fichiers
Les fichiers numérisés sont nommés de manière systématique en utilisant des conventions de nommage standardisées. Cela peut inclure des informations telles que le type de document, la date, et un identifiant unique.
Organisation et stockage
Les fichiers sont ensuite classés dans une structure de dossiers logique et cohérente, correspondant à l’organisation des documents physiques originaux. Des métadonnées peuvent être ajoutées pour faciliter la recherche et la récupération des documents.
Intégration avec les systèmes de gestion documentaire
Enfin, les fichiers numérisés sont intégrés dans le système de gestion documentaire (GED) de l’entreprise. LNSE propose des solutions de GED qui permettent une gestion sécurisée et efficace des documents numériques, incluant des fonctionnalités de recherche avancée, de gestion des versions et de partage sécurisé.
Conclusion
La numérisation des documents d’entreprise est un processus technique qui nécessite une expertise, standardisation et traçabilité. LNSE un savoir-faire de 25 ans, dans chaque étape du processus de numérisation, de la préparation des documents à la gestion des fichiers numériques, garantissant ainsi une numérisation de haute qualité et une gestion documentaire optimisée.
Pour plus d’informations sur nos services de numérisation, n’hésitez pas à nous contacter.
