Traitement des chèques bancaires
La numérisation des chèques, dans le courrier
Le traitement et la numérisation de courriers sont des prestations proposées depuis de nombreuses années, par LNSE.
Externaliser le traitement du courrier implique des compétences que nous avions développées dans un précédent article.
Un point qui nécessite un développement particulier, est le traitement et la gestion des chèques de nos clients.
Ces clients sont, pour leur grande majorité, des entreprises du domaine VPC et retail.
Quelles implications à la présence de chèques dans le courrier ?
Bien qu'étant une évidence, il est utile de rappeler que l'externalisation du courrier implique une fluidité et une transparence dans le traitement. Par extension, la présence de chèques induit la capacité à faire encaisser les volumes monétaires par nos clients.
Dans les faits, la présence de chèques bancaires demande la mise en place d'un flux connexe au traitement des autres documents.
Conservation du lien chèque/document :
Premier sujet et non des moindre, faire le lien entre le règlement et le document lié. Cela peut être un bon de commande, une facture, une page de catalogue VPC, ...
Les chèques sont, donc numérisés avec leurs documents liés. Ces images seront transmises à nos clients pour leurs différents traitements internes.
En sortie de scanner, les chèques sont séparés pour être encaissés.
Traçabilité des chèques :
Second sujet primordial, la traçabilité des chèques bancaires. Le nom du client, le numéro de chèque, le montant, la date sont autant que critères qui peuvent être demandés par nos clients afin de tracer les chèques reçues.
Cette traçabilité vise à valider deux notions importantes :
- Fiabiliser l'encaissement, assurer les mouvements comptables.
- Engager l'envoi de leurs commandes, produits, prestations aux clients finaux de nos clients.
Téléversement des chèques bancaires et remise en banque
La traçabilité des chèques de banque, évoquée plus haut, va se faire à l'aide d'une seconde machine.
Cette machine permet est équipé de composants permettant :
- La lecture de la ligne magnétique CMC7
- La reconnaissance ICR des informations présentes sur le chèques.
En sortie, les informations sont concaténées dans un fichier remise bancaire qui permet à banque de notre client de déclencher les transferts de fonds.
Par la suite, nous prenons en charge le transfert sécurisé des chèques physiques jusqu'à la banque de notre clients, pour une remise physique.
Traitement des chèques bancaires : notions complémentaires
En conclusion de cet article, notons quelques notions importantes liées au traitement des chèques de banque.
Certains clients souhaitent un traitement avec réconciliation. La réconciliation vise à "rapprocher" les chèques scannés avec des informations détenues, par le client, en amont du traitement chez LNSE.
Exemple : un numéro de commande catalogue et un règlement chèque.
La réception de courriers contenant des règlements induit la mise en place de sécurités importantes pour la gestion des liquidités potentiellement présentes dans les courriers. Des solutions de sécurisation et de restitution au client sont mise en place au cas par cas, suivant les impératifs et volontés de ces derniers.
