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Quelle est la durée légale de conservation de mes archives d'entreprise ?
Archivage suivant durée légale
Comme tout le monde le sait, les documents ont une durée de conservation légale. Que ce soit pour vos documents privés ou professionnels, ils sont soumis à la réglementation française.
Dans cet article, nous allons détailler les durées légales d'archivage pour les documents d'entreprise.
Dois-je conserver mes documents d'entreprise en archives ou numérique ?
Il est toujours bon de rappeler que la notion de conservation de vos documents peut se faire en format papier ou en format numérique.
Dans le premier cas, les documents sont archivés et conservés dans des locaux sécurisés et garantis.
Dans le second cas, les documents sont numérisés pour devenir des fichiers numériques (PDF, JPG, TIF, suivant besoin). Il est important de noter, que dans ce second cas, la notion de numérisation avec valeur probante est essentielle, si vous souhaitez détruire les originaux papier.
Nous aurons d'autres occasions d'évoquer les avantages et inconvénients de ces deux solutions.
Durée légale d'archivage des documents
La durée légale de conservation des archives dépend naturellement de leur contenu.
Voici les précisions qui s'appuient sur les données que l'on peut retrouver sur le
site du gouvernement.
| Document civil et commercial | Durée de conservation |
|---|---|
| Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans |
| Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans |
| Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation |
| Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans |
| Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...) | 5 ans |
| Document de transport de marchandises | 5 ans |
| Déclaration en douane | 3 ans |
| Police d'assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat |
| Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection |
| Dossier d'un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat |
| Documents fiscaux | Durée de conservation |
|---|---|
| Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans |
| Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans |
| Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral) | 6 ans |
| Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public) | 6 ans |
| Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans |
| Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...) | 6 ans |
| Pièces comptables | Durée de conservation |
|---|---|
| Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Documents sociaux | Durée de conservation |
|---|---|
| Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) |
| Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...) | 10 ans à partir de la clôture de l'exercice |
| Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans |
| - Registre de titres nominatifs - Registre des mouvements de titres - Ordre de mouvement - Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation |
| Feuille de présence et pouvoirs | 3 derniers exercices |
| Rapport du gérant ou du conseil d'administration | 3 derniers exercices |
| Rapport des commissaires aux comptes | 3 derniers exercices |
| Documents du personnel | Durée de conservation |
|---|---|
| Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans |
| Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié |
| Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite. | 5 ans |
| Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans |
| Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans |
| Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation | 1 an |
| - Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail - Vérification et contrôle du comité social et économique - CSE (ex-CHSCT) | 5 ans |
| Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie | 5 ans |
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