Au travers de cet article, nous allons vous exposer nos méthodes et solutions pour la conservation en archives des documents d'un grand cabinet d'avocat parisien.

Cette prestation est très complète et permet d'évoquer un large panel de process et solutions que nous sommes en mesure de mettre en place pour sécuriser les archives de nos clients.

Contexte du versement en archivage.

Le cabinet d'avocats était en pleine transition, avec des changements de locaux.

A ce titre, il avait 3 impératifs liés à ces documents :

1. Identifier les documents primaires, intermédiaires, inutiles.

2. Trouver une solution pour conserver, les documents correspondant à ces deux premières catégories.

3. Détruire les archives inutiles.

Inventaire et transfert des documents à archiver.

Nous le rappelons souvent, l'inventaire est une étape nécessaire pour garantir la disponibilité des documents conservés dans nos centres d'archives.

Les documents se matérialisent par des classeurs, dossiers et pochettes. Nous les avons conditionnés en cartons d'archives, aussi appelés conteneurs, dans notre métier.

Ces conteneurs rigides et fermés assurent une standardisation et une pérennité dans la conservation des archives.

Nos collaborateurs identifient et classent les documents, dans les conteneurs suivant des notions complémentaires (par type, par année, etc...).

Le transfert s'est déroulé sur plusieurs jours avec des trajets et versements quotidiens, depuis le site du client, vers un centre d'archives LNSE.

Chaque trajet a été assuré par des collaborateurs de la société, toujours dans une optique de sécurisation et qualité du service proposé.

Versement et conservation des archives d'avocats.

A l'arrivée au centre d'archives LNSE, les conteneurs sont contrôlés et versés en stock. L'ensemble des archives du cabinet sont regroupés dans un fichier inventaire qui est transmis au client. Ce fichier est le résultat de l'inventaire vu dans le paragraphe précédent couplé à son emplacement dans le centre d'archives.

Penchons nous un instant sur le centre :

- Alarmes, caméras, digicodes, badges, cadenas...

- Capteurs de fumée, extincteurs à poudre ...

Les bâtiments sont sécurisés et conformes aux normes et impératifs des archives nationales. La norme NF Z 40-350.

Assurer la disponibilité des archives pour les avocats.

Les documents sécurisés doivent rester disponibles pour les collaborateurs du cabinet. Ainsi, par le biais de l'inventaire, les avocats effectuent quotidiennement des "demandes de consultations".

Lors d'une demande, un collaborateur LNSE sort le conteneur et le document demandé. Il le numérise, puis le dépose sur le serveur d'archivage LNSE.

Ce serveur est un espace numérique sécurisé qui autorise les avocats du cabinet à télécharger, rechercher, partager les fichiers, sur un principe équivalent à une application GED.

Bien que les documents ne soient plus à coté d'eux, les collaborateurs du clients peuvent continuer à travailler sur leur historique documentaire à toute heure de la semaine.

Opérations complémentaires à l'archivage.

Pour boucler avec les points évoqués en préambule, la prestation d'archivage des documents a été couplée avec deux prestations complémentaires.

La première est la destruction de documents. Pour le fonds entrant dans la 3e catégorie vue en préambule, les documents ont été envoyés en destruction. Cette dernière est réalisée de façon sécurisée avec un broyage en coupe croisée. Il en résulte un certificat qui est transmis au client en guise d'attestation.

La seconde est la numérisation de documents. Elle concerne un fonds de revues qui vont continuer d'être utilisées au quotidien, par les collaborateurs du cabinet. Nous vous renvoyons à cet article, pour plus de détails.

LNSE : Archivage et stockage clé en main.

Au travers de cet article, vous l'aurez compris, notre vision se résume en un maitre mot : "clé en mains".

Du devis, à la sécurisation des archives, en passant par l'inventaire, l'orientation des flux, les transferts, le stockage, nous voulons apporter une solution globale à nos clients.

Ces derniers peuvent rester concentrer sur leur activité et opérations, grâce à une prestation organisée autour de la CONFIANCE, SECURITE et AUTONOMIE.