La numérisation de documents multi formats
CONTEXTE DU PROJET
Dématérialiser l'ensemble de sa documentation technique afin de permettre aux collaborateurs du BE et maintenance d'échanger et intervenir rapidement en cas de problème sur les lignes de production.
Les classeurs de notre client contiennent :
- Des documents administratifs type A4.
- Des documents techniques comme des notes de calculs, nomenclatures.
- Des schémas et plans grands formats allant au-delà du A0.
IMPERATIFS ET NOTIONS IMPORTANTES
Cela semble évident, mais important de préciser que l'ensemble des documents contenus dans un classeur devront être retrouvés facilement dans un équivalent dossier numérique après le traitement.
En parallèle, il faut noter que les documents A4 seront scannés sur une ligne de production spécifique et que les grands formats le seront sur une autre, pour au final être intégrés dans les mêmes dossiers numériques
e projet implique plusieurs milliers de classeurs qui vont naturellement nécessité une organisation et gestion de projet spécifique pour assurer la traçabilité et la qualité de la prestation.
COMMENT SCANNER DES DOSSIERS MULTI FORMATS ?
Sans trahir de secrets, le traitement de ces fameux multi formats va être très semblable à une prestation de numérisation de documents administratifs (A4 et A3) avec quelques actions supplémentaires.
Pour rappel, un projet de numérisation comporte "grossièrement" 3 étapes :
- La préparation des documents
- La numérisation, à savoir le passage au scanner à proprement dit.
- L'indexation et identification des fichiers.
Lors de la préparation à la numérisation, nous appliquons le processus classique de "nettoyage" des documents avec la suppression des agrafes, dépliage des pages, etc...
En complément, nous identifions les grands formats pour les extraire du lot de documents. Cette action vise, évidement, à faire le lien entre le grand format et son classeur d'origine, grâce à la pose de pages d'identification dans le classeur et d'un report de cette identification sur chaque grand format.
La numérisation intègre, donc, deux flux documentaires. Un pour les documents A4/A3, et un second pour les plans grands formats.
Les différents matériels sont calibrés en fonction de chaque document, indépendamment des autres formats documentaires.
Pour la partie indexation, nos opérateurs identifient, nomment et classent les fichiers suivant les standards définis avec le client, comme pour une prestation "classique".
En complément, chaque opérateur effectue un rapprochement entre les documents A4 et les plans appartenant à un même classeur.
Cette opération est facilitée par le fait que les documents ont été correctement identifiés durant la phase de préparation.
POUR ALLER PLUS LOIN...
Cet article traite d'un sujet très fréquemment observé chez nos clients industriels, scientifiques, techniques, etc.
A noter que l'on rencontre aussi, le besoin de scanner des documents multi formats sur des projets de numérisation de dossiers d'urbanisme. De façon moins intuitive, nous opérons aussi ces méthodes sur des projets de numérisation de dossiers/thèses d'étudiants.
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