Dématérialisation du courrier entrant

CONTEXTE DU PROJET

Dans le cadre de son activité, une grande entreprise française reçoit quotidiennement des plis de la part de ses clients et partenaires.

L'entreprise recherchait un prestataire pour réceptionner et préparer quotidiennement le courrier entrant, en vue de numérisation.

La volumétrie quotidienne est évaluée entre 500 et 1 000 plis en fonction des périodes de l'année.

Pour des raisons de simplifications et surtout de conservation de ses clients existants, il fallait mettre en place une solution logistique simple et avec le moins d'impact possible sur ses clients existants.

Le traitement consiste à réceptionner, trier, numériser et transmettre numériquement les courriers reçus. 

Des règles de tri ont été définies en lien avec le client : 

• Identification des services destinataires.
• Présence ou non de mentions obligatoires.
• Orientation de courriers spécifiques ou non destinés.
  

A la suite du tri, les courriers sont préparés conformément au processus métier du client. Nous mettons en place un traitement multi-flux afin d'orienter les documents suivant leurs types et formats A4, A3, A0, ...

Les courriers reçus peuvent contenir des plans/grands formats. Ces derniers sont identifiés et extraits pour numérisation sur scanner de grands formats.

Les documents A4/A3 sont traités d'un coté, les grands formats, de l'autre.

En sortie de scanner, les fichiers issus d'un même courrier sont refusionnés pour redevenir un seul fichier.

Les fichiers sont ensuite signés électroniquement, dans le cadre de la numérisation fidèle.

Enfin, nous déposons les fichiers directement sur la plateforme de gestion du client. Afin de lui permettre d'être opérationnel tout au long de la journée, 3 dépôts sont effectués chaque jour.