LNSE numérisation archivage

Stockage des archives physiques et numériques pour les officines de pharmacie

Fri, 29 Aug 2025 12:19:40 GMT

Les pharmacies sont des établissements de santé soumis à des obligations strictes en matière de conservation documentaire. Entre dossiers patients, factures, ordonnances, et documents RH, l’archivage devient vite un enjeu organisationnel, légal et stratégique. Chez LNSE, nous accompagnons les officines dans la gestion complète de leurs archives — physiques comme numériques.

Archivage physique : une solution clé en main pour vos documents papier

De nombreuses pharmacies conservent encore une quantité importante de documents imprimés, souvent faute de solution simple pour externaliser l’archivage.

Notre offre d’archivage papier permet de :

Libérer de l’espace dans vos locaux, souvent exigus ;
Assurer la conservation réglementaire de vos documents (ordonnances, justificatifs, bilans comptables…) ;
Retrouver facilement une archive, sur simple demande ;
Préserver la confidentialité et l’intégrité des dossiers patients ou des données comptables.

SECURITE GARANTIE
Nos centres de conservation sont sécurisés, surveillés, et climatisés. L’accès est strictement contrôlé. Chaque dépôt est tracé, chaque retrait documenté.

CONTENANTS ADAPTES
Nous utilisons des caisses en carton rigide, conçues spécialement pour garantir la longévité des documents sensibles, avec un étiquetage clair et une organisation par typologie documentaire.

ACCESSIBLE A TOUT MOMENT
Vous avez besoin d’un document archivé ? Il vous suffit de nous en faire la demande : nous le localisons, le numérisons et vous le transmettons par e-mail sous 24 heures . Une solution rapide, simple et conforme aux exigences des officines, sans que vous ayez à vous déplacer.

Si vous souhaitez en savoir plus sur le processus détaillé d'archivage externalisé, rendez-vous sur notre page dédiée .

Sauvegarde numérique : vos fichiers accessibles et protégés

Au-delà du papier, de nombreuses pharmacies nous confient également leurs données numériques , générées notamment par leur logiciel métier (pharmacie, télétransmission, tiers-payant, etc.).

LNSE propose une solution de sauvegarde numérique pour sécuriser :

Les exports comptables et de gestion,
Les dossiers patients ou données sensibles ,
Les documents RH et administratifs scannés ,
Vos factures et bons de livraison .

Comment ça fonctionne ?

Nous créons un panier de dépôt sécurisé accessible depuis un navigateur web. Chaque fichier déposé est automatiquement sauvegardé , classé , puis archivé sur notre infrastructure de stockage certifiée :

Serveurs hébergés en France , dans notre datacenter à Roanne ;
Systèmes redondés et sauvegardes régulières ;
Conservation longue durée ou à échéance, selon vos obligations.

Conformité RGPD et respect des normes en vigueur.

Pharmaciens : pourquoi faire appel à LNSE pour vos archives ?

Nous travaillons avec de nombreuses officines à travers la France , garantissant un haut niveau de confiance dans nos process.
Archivage physique ou numérique : une seule interface, un seul interlocuteur.
Accompagnement personnalisé selon la taille et l’organisation de votre officine.
Des conseils précis sur les durées de conservation légales.
Une connaissance accrue de votre métier . Ayant participé à des chantiers d'ampleur avec l'Ordre National des Pharmaciens.

�� Parlons de vos archives

Vous êtes pharmacien, préparateur ou gérant d’une officine et vous souhaitez externaliser vos archives papier ou numériques ? Contactez-nous. Notre équipe dédiée vous aidera à :

faire le tri entre les documents à conserver ou à détruire,
établir une stratégie d’archivage conforme et efficace,
et mettre en place une routine de sauvegarde ou de collecte.

Une solution simple, professionnelle, et sécurisée, pensée pour les pharmacies françaises.

Archivage numérique : vos fichiers sont-ils vraiment à l’abri ?

Wed, 09 Jul 2025 14:09:34 GMT

Vous avez numérisé vos documents… mais sont-ils vraiment protégés ?

Perte de fichiers, piratage, disque dur endommagé : une simple erreur peut coûter cher. Aujourd’hui, l’ archivage numérique sécurisé n’est plus une option. C’est un enjeu vital pour la survie et la performance des entreprises .

Chez LNSE , nous proposons deux solutions complémentaires pour que vos données soient accessibles, collaboratives, et surtout protégées : Cloody , notre cloud professionnel sur mesure, et Backup , notre service de sauvegarde externalisée sécurisé en France.

Pourquoi l’archivage numérique est indispensable pour votre entreprise ?

Chaque jour, votre entreprise génère des contrats, devis, factures, rapports, fichiers clients... Et ces données sont précieuses .

Mais elles sont aussi exposées :

�� Explosion des volumes de données

�� Télétravail et mobilité : besoin d’accès sécurisé à distance

�� Cyberattaques en hausse : 69 % des victimes sont des TPE/PME (source CNIL 2022)

⚠️ Perte de données = pertes financières + arrêt d’activité

Et vous, que se passerait-il si vos fichiers disparaissaient demain ?

��️ Backup : la sauvegarde externalisée 100 % française

Avec Backup , vous ne confiez pas vos données à un cloud étranger. Elles sont stockées dans notre datacenter de Roanne , en toute sécurité, selon la règle 3-2-1 :

3 copies de vos données

sur 2 supports différents

avec 1 copie externalisée hors site

Ce que vous gagnez :

Sauvegarde quotidienne automatisée

Restauration rapide en cas de sinistre

Confidentialité totale : vous êtes le seul propriétaire des données

Sérénité face aux pannes, ransomwares, erreurs humaines…

�� Le coût moyen d’une cyberattaque pour une PME est de 18 645 € . Une sauvegarde fiable vaut mieux qu’un regret coûteux.

☁️ Cloody : votre cloud collaboratif sécurisé et personnalisable

Cloody , c’est bien plus qu’un simple espace de stockage. C’est votre propre environnement cloud , à l’image de votre entreprise.

�� Fonctionnalités clés :

Espace de 250 Go à 1 To (ou plus sur demande)

Interface personnalisée à vos couleurs

Partage sécurisé avec collaborateurs et clients

Accès multi-utilisateurs , gestion des droits

Compatible Microsoft Office

Sauvegardes automatiques incluses

Accessible partout, même en mobilité

C’est l’outil idéal pour travailler efficacement à distance, sans compromis sur la sécurité .

�� Cloody + Backup = couverture totale de vos données

Vous utilisez Cloody pour travailler et partager vos fichiers ?

Vous activez Backup pour protéger ces fichiers en cas d’imprévu ?

Parfait.

�� Collaboration quotidienne + Sauvegarde invisible
Voilà l’assurance d’une activité fluide et sans stress , même en cas de coup dur.

�� Pourquoi choisir LNSE ?

✅ 20 ans d’expérience dans l’archivage et la protection de données

�� Stockage et hébergement 100 % français à Roanne

��‍�� Techniciens à l’écoute , support réactif et humain

�� Offres sur mesure , personnalisables, évolutives

�� Aucun abonnement forcé ni solution figée

�� Ne perdez plus un fichier. Ne perdez plus une seconde.

�� L’archivage numérique sécurisé , ce n’est pas un luxe. C’est votre nouvelle assurance de continuité.

Vous avez des fichiers à sauvegarder ? Une solution cloud à mettre en place ?
Ou vous voulez simplement dormir tranquille , en sachant que tout est entre de bonnes mains ?

�� Contactez-nous dès maintenant pour une démonstration gratuite ou un devis personnalisé.

LNSE numérise et externalise des archives pour Zeendoc

Fri, 21 Feb 2025 13:12:46 GMT

La gestion documentaire représente un défi majeur pour les entreprises de toutes tailles.

Entre la nécessité de numériser des documents pour un accès rapide et la conservation d'archives papier imposée par la législation, les entreprises doivent trouver des solutions fiables et efficaces. LNSE, expert reconnu en numérisation et archivage, se positionne comme un partenaire clé.

Grâce à son savoir-faire, LNSE accompagne de nombreux clients utilisant Zeendoc, une GED bien connue, pour dématérialiser leurs archives tout en assurant la conservation physique de leurs documents.

Cet article explique comment LNSE facilite l'intégration d'archives dans Zeendoc et propose une gestion complète des documents.

LNSE : Un prestataire expert de la numérisation pour Zeendoc

Maîtrise des spécifications techniques de Zeendoc

LNSE comprend parfaitement les exigences techniques de Zeendoc, ce qui garantit des prestations de numérisation précises et conformes. Chaque document est scanné en respectant les formats requis, l’indexation et les métadonnées, facilitant ainsi l’intégration massive dans la GED. Cette maîtrise évite aux entreprises des erreurs coûteuses et assure une migration fluide des archives papier vers un environnement numérique.

Une expérience reconnue dans l’écosystème Zeendoc

LNSE collabore régulièrement avec des revendeurs Zeendoc pour des projets d’envergure. Cette reconnaissance par des acteurs du secteur témoigne de la qualité des prestations fournies. Que ce soit pour numériser des archives historiques volumineuses ou pour gérer des flux documentaires réguliers, LNSE s’adapte aux besoins spécifiques de chaque client.

Au-delà de la GED : La gestion complète des archives avec LNSE

Conservation physique des documents

Si Zeendoc permet une gestion numérique performante, la conservation des originaux papier reste souvent obligatoire. LNSE offre un service d’archivage physique sécurisé, garantissant la préservation des documents pendant toute leur durée de validité légale. Les entreprises peuvent ainsi se concentrer sur leur activité tout en respectant les contraintes réglementaires.

Une solution sur mesure pour chaque client

LNSE propose des services flexibles : numérisation seule, archivage physique ou solution complète intégrant les deux. Cette approche sur mesure permet aux entreprises de bénéficier d’un service adapté à leurs contraintes et à leur budget, avec un interlocuteur unique pour l’ensemble de la gestion documentaire.

Pourquoi choisir LNSE pour vos archives et votre GED ?

Une double expertise : numérique et physique

LNSE se distingue par sa capacité à gérer l’ensemble du cycle de vie des documents. De la numérisation à l’archivage, LNSE assure une gestion fluide et sécurisée, répondant aux besoins des entreprises les plus exigeantes.

Une collaboration éprouvée avec les acteurs de la GED, dont Zeendoc

Bien que LNSE ne soit pas affilié à un éditeur unique, son expertise dans l’écosystème Zeendoc est reconnue. Les utilisateurs de cette GED peuvent compter sur LNSE pour une intégration réussie de leurs archives sans dépendre d’un seul fournisseur.

En choisissant LNSE, les entreprises s’assurent d’un partenaire fiable pour gérer leurs archives, qu’elles soient numériques ou physiques. LNSE est votre interlocuteur privilégié pour une gestion documentaire optimisée. Contactez-nous dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons vous accompagner !

Comment extraire les données de CD ?

Fri, 13 Sep 2024 11:51:10 GMT

Les CD deviennent des archives numériques

Quand on parle d'archives, les gens pensent rapidement à des classeurs, des dossiers et tout autre support papier.

Les plus expérimentés d'entre-nous évoqueront les microformes (microfiches, microfilms, cartes à fenêtre, diapos).

Mais, il y a un support d'archives qui commence à apparaitre : le CD-ROM / DVD.

Vous avez des données sur CD, que vous ne savez pas comment récupérer ?

N'allez pas plus loin !

Pourquoi les CD deviennent des archives ?

Commençons par définir une archive. Simplement, on peut identifier une archive, comme une information produite et dont son utilisation est dépassée. C'est à dire que les collaborateurs de l'entreprise ne l'utilise plus tous les jours comme auparavant.

Exemple : Le classeur contenant les paies de 2007. Il doit être conservé par obligation légale, mais il est ouvert très rarement. Généralement quand on collaborateur a besoin de retracer sa carrière.

Les CD et DVD ont été très en vogue du milieu des années 1990, jusqu'à fin 2010 car ils apportaient une solution de stockage de données numériques pertinente.

La technologie évolue et ils ont été remplacés rapidement par des disques durs et le cloud. Il devient même compliqué, pour certaines organisations de retrouver, consulter et récupérer les données de CD d'archives.

Vous pouvez notez sur les PC portables modernes l'absence de lecteurs CD intégrés.

Une part importante de CD est aussi liée à des logiciels spécifiques pour être lus (notamment sur des CD de paie, qui fonctionnent avec des logiciels qui structurent et affichent les bulletins). Logiciels qui, eux aussi, on tendance à être délaissés et ne sont plus suivis avec les évolutions informatiques.

Comment extraire les données de CD ?

L'état des lieux étant fait, penchons-nous sur les solutions qui vous permettront de récupérer vos données.

Dans 5% des cas, nous pourrons copier les fichiers de vos CD, vers un PC, et le tour est jouer. Comment faire quand on possède des centaines de supports, que les formats de fichiers ne sont pas exploitables par des logiciels classiques ?

Avec l'expérience, LNSE a développé des applicatifs et logiciels pour automatiser et structurer l'extraction des données de CD.

Sur le même principe que les méthodes appliquées pour des prestations de numérisation , il convient d'identifier les standards de fichiers, de classement, les pattern de sauvegarde, puis mettre en place un processus de traitement.

Voici une liste non exhaustive des sujets traités, ces dernières années :

Collecte des bulletins de salaire depuis CD et logiciels non maintenus.

Prestation réalisée en deux phases. D'abord, collecte des informations sur site et ordinateurs du client, puis formatage et structuration des données depuis le site LNSE, et avec des ressources internes performantes.

Formatage des documents techniques.

Souvent associé à l'extraction et la manipulation de plans en formats natifs .dwg, .svg, .etc. Ces fichiers impliquent une extraction globale et un formatage en masse vers des fichiers plus exploitables type .pdf.

Vectorisation de plans

Thu, 08 Aug 2024 07:57:31 GMT

Qu'est-ce qu'un plan vectorisé ?

Un plan vectorisé est un fichier numérique contenant des informations modifiables. Sur le même principe qu'un fichier texte (Word par exemple), les schémas, cotes, dimensions présentes sur le plan peuvent être retravaillées, modifiées, complétées.

Les plans vectorisés sont majoritairement utilisés par les architectes et autres professionnels de bâtiment, lors de travaux.

Moins intuitif, mais tout aussi courant, la vectorisation de plans sert aussi aux industriels pour travailler sur des machines plus anciennes dont les données n'existent que sur papier. On appelle cela le rétrofit.

En terme de format de fichier, vous pouvez reconnaitre rapidement une fichier vectorisé par son format : .DWG ou .SVG.

A noter que des fichiers en .PDF peuvent aussi être vectorisés, mais non manipulables.

Comment vectoriser un plan papier ?

Pour vectoriser un plan en papier ou calque vers un fichier .DWG, il y a deux étapes :

Etape 1 : Numériser le plan.

LNSE numérise votre plan vers un format numérique image (.JPG, .PDF, .TIF suivant contenu du fichier).

Cette étape nécessite un savoir-faire important. En effet, c'est ici que l'on converti le physique vers numérique et qui dit conversion dit perte potentielle d'informations qui ne se retrouveront jamais sur le plan vectorisé final.

Colorimétrie, contraste, exposition sont autant de paramètres à travailler à la main, afin d'avoir l'image la plus propre possible.

Pour en savoir plus, c'est ici.

Etape 2 : Vectoriser l'image.

Votre fichier numérique est prêt, il est tant de le vectoriser. Il y a encore quelques temps, cette étape se faisait à la main.

Intégration du fichier en fond de calque AutoCAD, retraçage manuel, ajout des couleurs et particularités enfin de manipulation. C'était fastidieux, avec un risque d'oubli et un cout important.

Mais l'avènement d'outils IA, nous permettent de simplifier tout cela. Avec un dataset important, les différents types de traits (murs, cotes, isolation, coupes, etc...) sont pré identifiés. Nos opérateurs contrôlent et valident les vectorisations effectuées et apportent au besoin des corrections qui réentraîneront notre IA.

Faites appel à des professionnels pour vectoriser vos plans avec une qualité optimale.

Archivage et box de stockage, la fausse bonne idée

Tue, 06 Aug 2024 10:00:41 GMT

Comment fonctionne un box de stockage ?

Le box stockage sont des services proposant aux particuliers et professionnels, un box fermé à clé, dans lequel ils pourront stocker leurs objets.

Les box de stockage sont aussi connus sous le nom de gardes meubles ou self stockage.

Venu des USA, ce service apporte une vraie valeur ajoutée pour libérer un espace lors d'un déménagement ou pour une courte période par exemple.

Les box de stockage visant principalement à garder des objets assez volumineux, comme des cartons d'affaires, des tables, chaises, frigo, etc.

Depuis quelques années, on voit apparaitre des propositions de stockage d'archives en box de stockage.

De prime abord, c'est une proposition intéressante, mais aujourd'hui, nous allons la décrypter avec notre œil d'expert en archives et documents.

Pourquoi stocker ses archives d'entreprise dans un box ?

Commençons par le commencement, en détaillant les motivations fréquentes du stockage d'archives externalisé.

C'est un sujet qu'on aborde déjà, dans plusieurs articles, le besoin d'externalisation des archives est toujours important en 2024. La réduction des locaux, le besoin d'embauches, les problèmes de tri et de perte de documents sont autant de paramètres impliquant l'externalisation des archives.

Stocker ses archives à l'extérieur implique, en outre, un point important : le besoin de conservation sans avoir une utilisation intensive des documents.

En effet, dans ce cas de figure, il y aurait des avantages importants à s'orienter vers une prestation de numérisation .

Qu'est que cela implique de stocker ses archives dans un box ?

Vous avez besoin d'espace, mais une prestation de numérisation n'a pas d'utilité. Vous vous orientez donc vers un box de stockage proche de chez vous.

Vous signez le contrat, récupérez les clés.

De là, vous allez louer une camionnette pour transférer vos archives jusqu'au box.

Mais avant ça, vous allez devoir conditionner vos archives. Les dossiers suspendus sont à dépendre (prenez des gants) et à mettre dans des boites d'archives ou cartons. Idem pour les classeurs, dossiers et autres supports.

Les cartons d'archives sont remplis, identifiés et chargés dans le véhicule.

Chargements et déchargements faits, au bout de quelques jours, ça y est, vous avez fini les transferts !

6 mois plus tard...

Un client vous appelle pour un litige. Vous avez besoin d'un dossier en question.

Vous vous rendez en urgence dans votre box, et là. Il faut retrouver votre dossier parmi votre tas de boites - dont certaines ont été oubliées à l'identification.

Vous y passerez deux jours, en pleine période de renouvellement de vos contrats...

Cet exemple peut paraitre caricatural, mais je vous assure qu'on l'entend tous les jours.

Les avantages d'un prestataire pour stocker ses archives ?

Si le box n'est pas la solution parfaite pour stocker ses archives, alors il faut faire appel à un prestataire en archivage. Cette solution apporte des avantages indéniables.

Le premier est le PRIX .

C'est naturellement un facteur important dans le besoin d'externaliser ses archives, et à ce titre, les chiffres sont éloquents.

Un prestataire d'archivage vous fait économisé, en moyenne 50% à 60% par an *, en rapport à un box de stockage.

Le second est le SERVICE .

Quoi qu'on en dise, le stockage d'archives implique des actions clés, comme :

Un inventaire détaillé qui permet de sortir un document en cas de besoin.
Des locaux dédiés aux archives, dans lesquels vos cartons ne sont pas empilés les uns sur les autres.
Une réactivité dans les échanges qui vous évitent des déplacements et recherches de plusieurs heures avec les coûts cachés inhérents.

Le troisième est la SECURITE .

Même si vous vous en servez peu, les archives sont la mémoire, la vie et une part de la valeur de l'entreprise. Vos bilans, contrats, collaborateurs y sont suivis et indiqués. Leur traçabilité reste donc un enjeu important pour l'entreprise.

En conclusion

Si vous avez des archives qui prennent de la place ou qui sont déjà dans un box qui vous coûte dizaines voire centaines d'euros par mois. Etudiez la solution d'un prestataire d'archivage peut être très intéressant.

Réduisez dès maintenant vos coûts d'archivage !

* comparaison faite avec 5 entreprises de self stockage. Sur sites du Rhône et IDF.

Archivage dossiers patients médecins

Fri, 02 Aug 2024 14:44:06 GMT

Comment gérer ses archives patients lors du départ à la retraite ?

Dans certains cas de figure, lorsqu'un médecin généraliste, (ou un praticien au sens plus large) part à la retraite, le successeur récupère les archives des dossiers patients et prolonge l'activité et le service. Il en fait son affaire, et dès lors, les dossiers patients passent sous la responsabilité du nouveau médecin.

Dans d'autres cas, le praticien n'a pas de successeur, il doit alors gérer lui-même, la conservation de ses archives. Cette conservation peut se traduire par deux solutions :

La numérisation des dossiers patients.
L'archivage externalisé des dossiers patients.

Chaque solution a des avantages et inconvénients. Il y a donc un intérêt à étudier votre paradigme personnel afin d'adapter la meilleure option.

Combien de temps faut-il conserver les dossiers patients ?

D'après l'ordre des médecins , il est recommandé de les conserver 20 ans, en numérique ou informatique et dans des conditions garantissant leur confidentialité et leur sécurité.

Pour le cas de dossiers patients numérisés, cela se traduit le plus souvent par un disque dur, voire doublé d'une copie, dans un coffre et/ou espace sec.

Pour le cas de dossiers patients archivés physiquement, le recours à un prestataire spécialisé tel que LNSE, fait sens. De part, nos process, locaux et certifications, les dossiers papiers sont protégés de l'humidité, variations importantes de chaleurs, exposition à la lumière, etc.

Faut-il numériser les dossiers patients ?

Pour un médecin, la numérisation des dossiers d'archives patients implique, une prestation réalisée en une fois.

L'avantage certain est de régler le sujet définitivement, avec comme seul impératif de "ranger" correctement les supports numériques, par la suite.

L'inconvénient est un coût potentiellement élevé, en rapport avec l'utilisation future de ces archives.

Faut-il archiver les dossiers patients ?

Dans ce cas de figure, l'archivage physique implique une prestation sur le "long cours", avec la conservation des archives sur plusieurs années.

L'avantage, ici est un coût assez faible, et étalé sur plusieurs années.

L'inconvénient est le fait de devoir contacter le prestataire à chaque fois qu'un patient souhaite récupérer son dossier pour le transférer chez un autre médecin.

Vous êtes médecin et souhaitez des informations sur l'archivage de vos dossiers patients ?

Comment numériser les documents d'entreprise ?

Tue, 09 Jul 2024 05:58:08 GMT

Comment numériser les documents d'entreprise avec LNSE ?

La numérisation des documents d'entreprise est une étape cruciale pour améliorer l'efficacité et la sécurité des informations. LNSE, spécialiste en numérisation de documents et gestion documentaire, propose une prestation complète pour accompagner les entreprises dans ce processus.

La numérisation se déroule en trois phases principales : la préparation des documents, la numérisation proprement dite, et le nommage et classement des fichiers.

Préparation des documents

La première étape de la numérisation consiste à préparer les documents. Cette phase est essentielle pour assurer la qualité et l'efficacité du processus de numérisation.

Tri et désassemblage

Avant de numériser, il est crucial de trier les documents pour éliminer les doublons et les documents non pertinents. Les documents doivent être désassemblés, c’est-à-dire retirer les agrafes, les trombones, et tout autre élément qui pourrait interférer avec le scanner.

Nettoyage et réparation

Les documents endommagés doivent être réparés et nettoyés. Les pages froissées ou déchirées doivent être lissées ou recollées pour éviter les problèmes lors du passage dans le scanner.

Classement et typage

Chaque document doit être typé pour faciliter le découpage au scanner et l'indexation en post numérisation. Cela peut se traduire par l'utilisation de codes-barres, de pages séparatrices ou d’identifiants uniques, propres à chaque document ou lot de documents.

Numérisation des documents

Une fois les documents préparés, la phase de numérisation peut commencer. LNSE utilise des scanners de haute technologie pour garantir une numérisation de qualité.

Choix du scanner

Selon la nature des documents (taille, type de papier, couleur), différents types de scanners peuvent être utilisés. Les scanners à plat, les scanners à défilement ou les scanners de documents reliés sont sélectionnés en fonction des besoins spécifiques.

La vitesse d'un scanner n'est le seul paramètre de sélection du matériel.

Paramétrage des scanners

Les paramètres de numérisation doivent être ajustés pour chaque type de document. Cela inclut la résolution (généralement 300 dpi pour les documents standard), le mode de couleur (noir et blanc, niveaux de gris, couleur) et le format de sortie (PDF, TIFF, JPEG).

Contrôle de qualité

Pendant et après la numérisation, un contrôle de qualité rigoureux est effectué pour s’assurer que toutes les pages sont lisibles et correctement numérisées. Les images floues ou mal alignées sont immédiatement corrigées ou rescannées.

Nommage et classement des fichiers

Après la numérisation, les fichiers numériques doivent être correctement nommés et classés pour être facilement accessibles et utilisables.

Nommage des fichiers

Les fichiers numérisés sont nommés de manière systématique en utilisant des conventions de nommage standardisées. Cela peut inclure des informations telles que le type de document, la date, et un identifiant unique.

Organisation et stockage

Les fichiers sont ensuite classés dans une structure de dossiers logique et cohérente, correspondant à l’organisation des documents physiques originaux. Des métadonnées peuvent être ajoutées pour faciliter la recherche et la récupération des documents.

Intégration avec les systèmes de gestion documentaire

Enfin, les fichiers numérisés sont intégrés dans le système de gestion documentaire (GED) de l’entreprise. LNSE propose des solutions de GED qui permettent une gestion sécurisée et efficace des documents numériques, incluant des fonctionnalités de recherche avancée, de gestion des versions et de partage sécurisé.

Conclusion

La numérisation des documents d’entreprise est un processus technique qui nécessite une expertise, standardisation et traçabilité. LNSE un savoir-faire de 25 ans, dans chaque étape du processus de numérisation, de la préparation des documents à la gestion des fichiers numériques, garantissant ainsi une numérisation de haute qualité et une gestion documentaire optimisée.

Pour plus d’informations sur nos services de numérisation, n’hésitez pas à nous contacter.

Archivage des liquidations judiciaires

Tue, 04 Jun 2024 12:34:41 GMT

Les causes d'une liquidation judiciaire

La liquidation d'une entreprise peut être le résultat d'une volonté du dirigent, de problèmes financiers ou d'accidents divers.

La volonté du dirigeant peut se traduire lors d'un départ à la retraite ou un changement d'activité. Cette volonté se cumule au fait que le dirigent ne trouve pas de repreneur pour sa structure. Il est donc obligé de la fermer.

Les problèmes financiers sont à l'origine d'une très grande majorité de liquidations judiciaires. En cause, une crise économique, un mouvement de marché lié à l'arrivée d'une technologie/solution innovante, un nouveau concurrent, des défauts de gestion.

Vous l'aurez compris, la liquidation d'entreprise peut avoir bien des causes différentes.

Les archives et la liquidation judiciaire

Quelque soit la cause évoquée précédemment, la cessation d'activité implique tout de même de conserver les archives de l'entreprise, et ce pour plusieurs raisons.

Preuves et contentieux.

Même après la liquidation de la société, il peut arriver que des clients, des fournisseurs ou des anciens collaborateurs aient des réclamations. La conservation des archives de la société est donc cruciale pour apporter les preuves et documents nécessaires à la résolution de litiges et contentieux.

Sur un autre plan, les archives permettent aussi d'avoir un suivi pour les obligations fiscales, la clôture des comptes et les déclarations de revenus.

Elles sont un élément de sécurité pour le dirigeant de la société liquidée.

Conserver les archives d'une entreprise liquidée.

La gestion des archives en vue de la liquidation est généralement prise en charge par le liquidateur judiciaire .

Ces derniers sont en lien avec des sociétés comme LNSE ou FRANCE-ARCHIVAGE , à qui ils font appel pour l'évacuation, l'inventaire et le stockage des archives de la société liquidée.

L'archivage de documents pour sociétés liquidées

L'archivage des documents de sociétés liquidées se déroule généralement comme présenté ci-dessous.

LNSE est en lien avec les interlocuteurs pour une réactivité dans les échanges.

La collecte des archives.

Sur demande du liquidateur , LNSE vient collecter les archives de la société, sur son site. En parfaite autonomie, LNSE va vider les archives, les charger dans son véhicule.

Au besoin, nous préparons des cartons et boites d'archives pour protéger les documents pendant le transport et conservation.

Inventorier et stocker.

Les archives sont inventoriées pour, afin de permettre de retrouver les informations rapidement en cas de besoins de consultation. Cet inventaire est transmis aux intervenants dans le dossiers.

A la suite de cela, les archives sont rangées et protégées dans un centre d'archives LNSE.

Gérer la durée de conservation des archives.

LNSE conserve les archives de la société durant la durée légale de conservation et s'assure de la sécurité des archives.

Durant cette période, nous gérons les transmissions éventuelles d'archives demandées par les entités légalement concernées.

Enfin, en fin de durée légale de conservation, LNSE, en lien avec le liquidateur judiciaire procède à la destruction des archives.

Numérisation dossiers locataires

Mon, 27 May 2024 13:23:01 GMT

Etude de cas : numérisation de dossiers locataires pour bailleurs sociaux et OPH

La numérisation des dossiers locataires est un sujet très prégnant chez les bailleurs sociaux.

La mise en place de solutions digitales pour la gestion des locataires et baux, facilite grandement le quotidien des gestionnaires et implique donc la numérisation des dossiers physiques.

Dans cet article, nous vous présentons les grands principes que nous appliquons lors d'opérations de numérisation de dossiers locataires. Les paramètres et points importants que nous observons et conseillons au travers de notre expérience dans ce domaine.

Note : la numérisation du patrimoine des OPH et bailleurs sociaux n'est pas traité dans cet article, il fera l'objet d'un autre post.

CONTEXTE :

Comme décrit juste au-dessus, les bailleurs sociaux digitalisent leur gestion de client, ce qui implique la numérisation des dossiers papiers.

La numérisation des dossiers locataires est souvent lancée, une fois l'outil GED choisi. Ce qui permet de définir des paramètres de numérisation en fonction de l'utilisation future.

La numérisation des dossiers est donc à réalisée sur un délais, souvent très serré.

La collecte des dossiers locataires chez le bailleur social.

Pour numériser les dossiers locataires, il faut d'abord les transférer sur notre site de numérisation. Pour cela, nous dépêchons des collaborateurs sur les sites / antennes des OPH, pour sortir les dossiers et les conditionner en conteneurs de transports.

Les dossiers locataires se présentent très majoritairement en dossiers suspendus ou en pochettes cartonnées droites (voir photo précédente).

Les dossiers locataires sont transférés en conteneurs d'archives. Pourquoi ?

Protéger les documents pendant le transport. Les cartons LNSE sont résistants et peuvent être chargés en sécurité dans les véhicules.
Découper le fonds documentaire. Les cartons permettent de créer des lots "naturels" durant la numérisation des dossiers et ainsi structurer les flux et contrôles qualité.
Standardiser le fonds d'archives. Les cartons permettent une intégration en archivage externalisé simple et rapide, en sortie de numérisation.

Lors de l'arrivée sur le site de numérisation LNSE, les cartons sont déchargés et identifiés pour rentrer en production.

Paramétrer la numérisation des dossiers locataires

Les dossiers locataires contiennent plusieurs types de documents ;la vie du contrat, les données personnels, le contentieux, etc. Ces typologies font l'objet de fichiers différents car il seront classés en comme tels, dans le logiciel de gestion à venir.

Il est important d'être au clair sur l'identification de ces types de documents et leur nomenclature pour une organisation numérique parfaite. C'est en cela que nous réalisons de nombreux tests, en début de production.

Ces tests permettent aux bailleurs de s'assurer que la stratégie de découpage et classement réfléchie en amont est bien adaptée à leur besoin. LNSE accompagne les équipes du client sur ce point, tout en proposant des solution adaptées sur :

- Le poids des fichiers.

- Le reclassement de pages et documents.

- Les méthodes de transfert des fichiers pendant et après numérisation (FTP, disque dur, Drives, etc.).

Les tests aboutissent sur des standards et processus validés qui seront utilisés durant la numérisation.

Les étapes de numérisation des dossiers locataires

Le projet est bien cadré, il faut maintenant numériser les dossier locataires. Cela se passe en 3 étapes principales.

Etape 1 : Préparation des documents.

Il s'agit, ici, de nettoyer les dossiers. Supprimer les agrafes, identifier et organiser les types de documents. En une phrase, nous pourrions résumer cette étape en créer des ensembles de pages libres pour fluidifier et automatiser le passage dans les scanners haute volumétrie .

A noter que c'est ici, que nous impliquons le plus d'opérateurs, avec en moyenne 5 personnes pour alimenter un scanner.

Etape 2 : Numérisation des documents locataires.

Cette étape est la plus significative pour nos clients, et pourtant c'est la plus "simple".

Grace à une bonne préparation, cette étape est très automatisée et rapide. Les scanners permettent un scan de haute qualité avec une résolution parfaite.

En sortie de scanner, les documents sont remis dans leur dossier d'origine pour un envoi en conteneurs et archivage.

Etape 3 : Indexation des documents.

Cette phase est aussi appelée, nommage, identification, description, mais le principe reste toujours le même : nommer et classer les fichiers pour intégration dans l'arborescence du logiciel.

Pour les projets de dossiers locataires, les bailleurs sociaux ont généralement des référentiels très complets qui servent de base d'indexation aux fichiers PDF. Ce fichier est aussi standardisé lors des tests.

Transmettre les dossiers locataires numérisés

Lorsque les dossiers sont numérisés et contrôlés, il reste à envoyer les fichiers au bailleur.

Une particularité de ce métier est le besoin constant de consultation des dossiers. De toute évidence, les clients/locataires ne peuvent pas attendre des semaines, que la numérisation soit complète, pour entrer/sortir/agir sur leur logement.

LNSE organise donc la production sous forme d'un flux et lots (les conteneurs vus précédemment). Chaque lot est traité, numérisé et contrôlé indépendamment, ce qui permet une livraison des fichiers au fil de l'eau.

En fin de journée, LNSE dépose sur un serveur défini avec le client, l'ensemble des fichiers validés, du jour. Cela permet au bailleur d'implémenter les fichiers dans son logiciel et limiter le temps d'attente des informations.

Archiver les dossiers locataires après numérisation

Pour conclure, il reste le sujet des dossiers locataires papier.

Les détruire ?

Une fausse bonne idée, car le nombre élevé contentieux peut impliquer un besoin de présentation du document d'origine. Nous pourrions faire une numérisation à valeur probante , mais elle implique des couts et besoins techniques SI plus contraignants en rapport à l'utilisation des dossiers.

Les restituer ?

Cela peut être très envisageable, car les documents sont triés et classés parfaitement après numérisation, du fait de leur indexation.

Les archiver chez LNSE ?

Sujet peu abordé mais bien optimisé en terme de budget et de simplicité de gestion.

Archivage des documents d'un cabinet d'avocats

Fri, 05 Apr 2024 07:10:14 GMT

Etude de cas : stockage d'archives pour un cabinet d'avocats.

Au travers de cet article, nous allons vous exposer nos méthodes et solutions pour la conservation en archives des documents d'un grand cabinet d'avocat parisien.

Cette prestation est très complète et permet d'évoquer un large panel de process et solutions que nous sommes en mesure de mettre en place pour sécuriser les archives de nos clients.

Pourquoi ce cabinet a fait appel à LNSE ?

Le cabinet d'avocats était en pleine transition, avec des changements de locaux.

A ce titre, il avait 3 impératifs liés à ces documents :

1. Identifier les documents primaires, intermédiaires, inutiles.

2. Trouver une solution pour conserver, les documents correspondant à ces deux premières catégories.

3. Détruire les archives inutiles.

Inventaire et transfert des documents à archiver.

Nous le rappelons souvent, l'inventaire est une étape nécessaire pour garantir la disponibilité des documents conservés dans nos centres d'archives.

Les documents se matérialisent par des classeurs, dossiers et pochettes. Nous les avons conditionnés en cartons d'archives, aussi appelés conteneurs, dans notre métier.

Ces conteneurs rigides et fermés assurent une standardisation et une pérennité dans la conservation des archives.

Nos collaborateurs identifient et classent les documents, dans les conteneurs suivant des notions complémentaires (par type, par année, etc...).

Le transfert s'est déroulé sur plusieurs jours avec des trajets et versements quotidiens, depuis le site du client, vers un centre d'archives LNSE.

Chaque trajet a été assuré par des collaborateurs de la société, toujours dans une optique de sécurisation et qualité du service proposé.

Versement et conservation des archives d'avocats.

A l'arrivée au centre d'archives LNSE, les conteneurs sont contrôlés et versés en stock. L'ensemble des archives du cabinet sont regroupés dans un fichier inventaire qui est transmis au client. Ce fichier est le résultat de l'inventaire vu dans le paragraphe précédent couplé à son emplacement dans le centre d'archives.

Penchons nous un instant sur le centre :

- Alarmes, caméras, digicodes, badges, cadenas...

- Capteurs de fumée, extincteurs à poudre ...

Les bâtiments sont sécurisés et conformes aux normes et impératifs des archives nationales. La norme NF Z 40-350.

Assurer la disponibilité des archives pour les avocats.

Les documents sécurisés doivent rester disponibles pour les collaborateurs du cabinet. Ainsi, par le biais de l'inventaire, les avocats effectuent quotidiennement des "demandes de consultations".

Lors d'une demande, un collaborateur LNSE sort le conteneur et le document demandé. Il le numérise, puis le dépose sur le serveur d'archivage LNSE.

Ce serveur est un espace numérique sécurisé qui autorise les avocats du cabinet à télécharger, rechercher, partager les fichiers, sur un principe équivalent à une application GED.

Bien que les documents ne soient plus à coté d'eux, les collaborateurs du clients peuvent continuer à travailler sur leur historique documentaire à toute heure de la semaine.

Opérations complémentaires à l'archivage.

Pour boucler avec les points évoqués en préambule, la prestation d'archivage des documents a été couplée avec deux prestations complémentaires.

La première est la destruction de documents. Pour le fonds entrant dans la 3e catégorie vue en préambule, les documents ont été envoyés en destruction. Cette dernière est réalisée de façon sécurisée avec un broyage en coupe croisée. Il en résulte un certificat qui est transmis au client en guise d'attestation.

La seconde est la numérisation de documents. Elle concerne un fonds de revues qui vont continuer d'être utilisées au quotidien, par les collaborateurs du cabinet. Nous vous renvoyons à cet article , pour plus de détails.

LNSE : Archivage et stockage clé en main.

Au travers de cet article, vous l'aurez compris, notre vision se résume en un maitre mot : "clé en mains".

Du devis, à la sécurisation des archives, en passant par l'inventaire, l'orientation des flux, les transferts, le stockage, nous voulons apporter une solution globale à nos clients.

Ces derniers peuvent rester concentrer sur leur activité et opérations, grâce à une prestation organisée autour de la CONFIANCE, SECURITE et AUTONOMIE.

Les documents durant le déménagement d'entreprise

Fri, 01 Mar 2024 11:46:20 GMT

La gestion des archives en amont du déménagement

Les déménagements et transferts de sites font partie intégrante de la vie d'une entreprise.

Bien que le déménagement d'entreprise soit généralement lié à une évolution, croissance de l'entreprise. Il peut aussi correspondre à un transfert dans le cadre d'une fusion/acquisition, voire, et c'est une notion de plus en plus présente, à une rationalisation de l'espace du fait de la généralisation du télétravail.

Dans ces deuxièmes et troisièmes cas de figures, les documents et archives de l'entreprise peuvent vite devenir encombrants et un surplus physique difficile à gérer.

La solution pour gérer au mieux les archives et préparer un déménagement, sereinement, peuvent se résumer ainsi :

La destruction pure et simple des documents. Avec toutes les vigilances et sécurités du monde, et dans le cas où les documents sont sortis de leurs délais légaux de conservation, cette solution est tout à fait envisageable.

La numérisation des archives. Idéal dans le cas de documents vivants et consultés très fréquemment par les collaborateurs à travers la France et le monde. Nous vous renvoyons à cet article pour un exemple détaillé .

L'archivage physique externalisé. Conviendra parfaitement aux organisations qui cherchent à rationnaliser l'espace et réduire les frais immobiliers. Nous en parlons dans cet article .

Déménagement d'entreprise : l'occasion de numériser les documents vivants

La numérisation est une solution très intéressante pour des documents courants. Dans le cadre d'un déménagement vers des locaux plus petits, procéder à la numérisation est un investissement qui sera vite rentabilisé.

Voyons deux valeurs ajoutées primaires :

La suppression définitive des archives et documents papiers.
La mise en partage des fichiers sur les plateformes collaboratives (GED, SHAREPOINT, CRM, etc...), pour l'ensemble des collaborateurs sur site et en distanciel.

La première est inhérente à l'objectif de déménagement. Notons qu'une prestation de numérisation est majoritairement suivie de la destruction des documents physiques. Cela permet de clôturer définitivement le sujet des archives papiers.

La seconde est la notion capitale à analyser pour définir le besoin de numérisation.

Réel investissement, ce type d'opération va impliquer un échange avec le prestataire afin de définir les spécifications et standards généraux qui permettront d'intégrer les fichiers dans la plateforme.

Déménagement d'entreprise : libérer les futurs locaux avec l'archivage

Dans le cas de documents moins utilisés, l'archivage externalisé devient une solution plus intéressante.

Moins définie comme un investissement, l'archivage physique permet de déléguer le sujet de gestion des documents, pour se concentrer sur le transfert de la production et des services supports.

L'archivage peut être mis en place très rapidement, avec des process précis, simples et standardisés.

Pour approfondir le sujet, l'externalisation des archives lors d'un transfert d'activité peu aussi être une solution hybride. Hybride, car par la suite, la conservation des documents peut s'orienter vers la numérisation de toute ou partie du fonds documentaire. Principalement sur des données qui sont souvent utilisées, comme vu précédemment. A l'opposé, dans le cas où les archives viendraient à ne plus être utiles, la destruction pourra être envisagée.

Qu'est ce que l'archivage externalisé ?

Fri, 09 Feb 2024 07:14:56 GMT

Définition de l'archivage externalisé

L'archivage externalisé consiste à confier ses documents d'archives à un prestataire archiveur. Le prestataire, aussi appelé tiers archiveur prend en charge la gestion des archives tout au long de leur durée de vie.

Cela commence dès la collecte des documents, par un inventaire complet de fonds d'archives. Les documents sont archivés physiquement chez le prestataire, dans des locaux sécurisés.

Lorsque que vous avez besoin de consulter des documents, le prestataire s'occupe de sortir les documents pour vous les transmettre sous forme physique (envoi colis, livraison mains propres) ou en numérique (scan des documents).

Pourquoi externaliser l'archivage des documents ?

L'archivage externalisé des documents d'entreprise apporte trois importantes plus-values.

Premièrement, vous allez pouvoir réduire vos couts fonciers.

Ce point se traduit aisément par la possibilité de réduire votre surface de bureaux. A l'heure du télétravail et des entreprises qui cherchent à rationnaliser l'espace, l'externalisation des archives est une donnée à prendre en compte.

Ce point ce traduit aussi par la possibilité de remplacer ces espaces de "stockage" par des espaces qui vont apporter de la valeur ajoutée à votre métier. Recrutement de collaborateurs (commerciaux, fonctions support, ...) ou intégration d'unités de production. Vous transformez un espace "mort" en un espace qui va produire de la valeur ajoutée.

Deuxièmement, l'externalisation d'archives rime aussi avec sécurisation des archives.

Les collaborateurs consultent des documents et les conservent sur leurs bureaux, ou ne les replacent pas au bon endroit. Ce sont des cas concrets que nous observons, tous les jours.

Bien que ce point prête à sourire, il n'est pas rare d'avoir des organisations en recherche d'une donnée en urgence, mais qui ne ressort jamais, car mal rangée.

Nos prestations d'archivage externalisé implique un inventaire et une connaissance de l'emplacement de vos documents, pour une transmission dans des délais brefs.

Troisièmement, l'archivage externalisé va faire gagner du temps à votre entreprise.

Le saviez vous ? En moyenne, un collaborateur passe 7h par semaine à chercher des documents. Cumulé sur une année, cela implique des couts cachés importants.

Comment se passe une prestation d'archivage physique ?

Une prestation d'archivage externalisé, comprend trois phases.

Phase 1 : La collecte et le versement en archives

Nos équipes se déplacent chez vous, pour collecter vos archives et vider vos armoires. Les archives sont rapatriées sur un de nos sites et déposées dans les zones d'inventaire.

L'inventaire, justement, est une étape cruciale, car elle vise à référencer l'ensemble des documents archivés. Ce référencement comprend l'identification des archives corrélée à leur futur emplacement dans le centre d'archives.

Les documents sont conditionnés en conteneurs d'archives sécurisés, solides et qui vont protéger les supports, dans le temps.

Phase 2 : La conservation externalisée des archives

La conservation externalisée des archives est la notion la plus connue, mais aussi celle par laquelle, la prestation d'archivage globale est réduite. Il est important de comprendre que cette phase ne se résume pas à un "simplement poser des papier sur des palettes".

Voici quelques paramètres et notions liées à l'archivage externalisé :

- Les documents sont conservés en conteneurs d'archives rigides.

- Les bâtiments sont sains, propres, isolés pour limiter les variations de températures et d'humidité.

- Les bâtiments sont sécurisés par codes, vidéo-surveillance, contrôles d'accès.

- Les emplacements de documents sont identifiés et tracés (comme évoqué plus haut, on ne peut pas perdre les archives des clients).

Ces paramètres ont un seul but : protéger les archives des dommages du temps.

Nous noterons que tout ces points sont définis par la norme NF 40-350.

Phase 3 : La gestion des archives

La gestion des archives externalisées reboucle avec l'inventaire de versement en archives. Tout au long de la conservation, vous avez la possibilité d'interagir avec vos documents sur trois grands aspects.

Le versement de nouvelles archives peut être fait sur demande. Nos clients ont pour coutume de procéder ainsi, en début d'année, avec l'externalisation des archives de l'an N-1.

La consultation de documents. Que ce soit physiquement, avec la livraison des originaux papiers, ou en numérique par numérisation des documents, ces derniers sont accessibles et consultations dans des délais courts. Cela optimise directement vos temps de gestion et traitement des informations.

Enfin, la gestion de vos archives implique aussi le suivi des sorties et fin de durée de conservation. La fin de vie de l'archive papier se traduit par une sortie de stock avec le suivi et traçabilité liée, puis une numérisation ou un destruction du support, en fonction des choix et impératifs de chaque organisation.

Les deux cas de figures les plus courants sont la sortie d'archives sur votre demande (Dans le cas d'un client qui a quitté l'entreprise et dont les données sont à supprimer, par exemple) ou en fin de durée légale de conservation (on vous renvoie à cet article ).

L'archivage externalisé en résumé

L'archivage physique externalisé reste prégnant, dans les entreprises, en 2024. Vraie alternative économique à une prestation de numérisation, l'archivage externalisé apporte une solution réactive, standardisée et simplifiée à un problème de gestion d'archives.

Le prestataire en archivage s'occupe de toute la logistique et de la gestion, pour vous libérer l'esprit à des budgets moins importants sur des projets de numérisation d'archives.

Numérisation de plans d'architecte

Tue, 30 Jan 2024 05:27:15 GMT

Quel est l'intérêt de numériser ses plans d'architecte papiers ?

Comme bon nombre de documents techniques, les plans d'architecte restent majoritairement sur des supports physiques.

Plans en papier, plans en calques, l'ensemble des structures et données de vos bâtiments reposent encore dans des tiroirs.

A l'occasion d'une réfaction, de la réhabilitation d'un bâtiment, de plusieurs corps de métiers vont avoir besoin de travailler sur vos plans.

Dans un premier temps, les géomètres et architectes, puis les entrepreneurs et artisans du BTP.

La numérisation des plans de vos bâtiments deviennent un vrai confort dans la réalisation de vos opérations.

Que ce soit, pour le partage de l'information ou la simplicité d'utilisation, les arguments en faveur de la numérisation de vos plans, sont nombreux et déjà évoqués sur notre site .

Exemple d'une numérisation de plans d'architecte

Pour illustration du paragraphe précédent, nous prenons l'exemple d'un projet mené récemment.

Le client, un industriel français avait besoin de partager ses plans de bâtiment, à plusieurs bureaux d'études. La finalité du projet est la construction d'une extension avec création de nouvelles zones de production et réorganisation de l'espace logistique/expéditions.

Nous avons pris en charge ses plans, directement sur son site, afin de sécuriser le transfert des supports papiers.

Notons que c'était des exemplaires uniques, comme on le voit souvent.

Ce type de documents ne nécessite pas de préparation particulière. En amont du scan, nous apportons une vigilance sur les plis, déchirures éventuelles, afin de procéder à de légères réparations.

Nous numérisons les plans suivant des réglages proposés et validés par notre client après une salve de tests et d'exemples transmis. Le format numérique est adapté aux besoins finaux du client, ici ce sont des fichiers PDF, mais cela pourrait très bien être des fichiers JPG, TIF, ou vectorisés.

Vectoriser des plans d'architecte ?

Pour approfondir le sujet, il est possible de vectoriser les plans numérisés. Des plans vectorisés sont exploitables directement dans les logiciels AutoCad, Catia et autres.

Dans les faits, la vectorisation est une action qui suit l'action de numériser un plan.

La numérisation permet de créer une image (PDF, JPG, TIF, ...), puis la vectorisation permet de convertir ce fichier image du plan, vers un fichier vectorisé.

Cette opération a été, jusqu'il y a très peu, une opération complétement manuelle. Mais cela tend à changer avec l'apparition de modèles IA performants permettant de réduire les temps humains sur cette opération et proposer des couts plus intéressants pour nos clients.

Nous en parlions dans cet article.

Numérisation de périodiques et revues juridiques

Tue, 16 Jan 2024 09:08:11 GMT

Les revues juridiques dans les cabinet d'avocats

Numériser des bibliothèques entières de revues juridiques, c'est une prestation que l'on connait bien chez LNSE.

Les cabinets d'avocats et professions de droit, au sens large, sont des organisations encore très imprégnées de supports papiers. Entre les jurisprudences, les délibérations, les bulletins d'informations, etc

Bien que les documentalistes et les fournisseurs (LexisNexis, Lextenso, Francis Lefebvre et autres, ...) travaillent à dématérialiser de plus en plus leurs flux de données.

L'éternelle question fait son appariation : que faire des supports physiques et des archives ?

On partage notre expérience, dans un grand cabinet d'avocats parisien.

Les revues juridiques : une source d'informations quotidienne.

Lors de notre rencontre avec le responsable de la document, le constat apparait rapidement.

Le fonds de revues et périodiques est très hétérogène. Les documentalistes sont perpétuellement le nez dans les revues afin de sourcer des informations pour leurs collaborateurs.

On notera d'emblée, que l'humain est crucial dans ces process, car il a la connaissance des documents et donc de la façon dont il faut chercher l'information.

Le second constat se fait sur le volume de revues et l'espace qu'il occupe. Un sujet qui arrivera très rapidement sur la table, lorsque le cabinet va déménager, pour s'agrandir.

Dans ce contexte, la mise en place d'un processus de numérisation est une solution nécessaire qui permettra de libérer de l'espace et simplifier la recherche d'informations, par le biais de recherches plein texte et intégrations en gestions documentaire.

Comment numériser les revues juridiques ?

Etape 1 : la préparation des revues et périodiques

Les revues numérisées n'ont pas de valeur patrimoniale. Il est donc opportun de procéder à un massicotage.

Les revues deviennent des "ensembles de pages volantes" facilement numérisables dans des scanners haute volumétrie.

Etape 2 : la numérisation des revues

Nous numérisons les revues juridiques sur des scanners haute volumétrie , d'une cadence de 210p/min. Nous adaptons les paramètres au type de documents traités.

Ici, les documents sont scannés en couleurs afin de permettre la bonne lisibilité des des textes, graphes et schémas en tous genres présents dans les ouvrages.

Les revues sont converties en PDF multipages océrisés. Cet OCR permettra les recherches dans le contenu une facilité d'utilisation pour l'indexation des fichiers.

Pour élargir le sujet, les scanners et PC actuels sont beaucoup plus performants sur du scan en couleurs. Fini les temps de chargement infinis et les poids de fichiers astronomiques.

La technologie offre la possibilité de produire des fichiers images (PDF) de qualité avec des poids tout à fait cohérents et exploitables depuis des bases de données en ligne.

Etape 3 : indexation des fichiers numérisés

Etape importante s'il en est. L'indexation des fichiers correspond au nommage, au classement et l'ajout de toute information qui permettra d'identifier les fichiers, dans la gestion documentaire.

En l'occurrence, l'indexation des revues et périodiques va consister en :

- Nommer les fichiers avec un titre, un nom d'auteur.

- Classer les fichiers dans des dossiers par service, imprimeur.

- Poser des signets associés aux titres des documents.

Intégrer les revues numérisées dans une gestion documentaire

Pour rester dans le cadre de ce client cabinet d'avocats, les fichiers PDF numérisés sont envoyés à la disposition de notre partenaire EXTRADOC SERVICES .

Forts de leur connaissance du domaine du droit, ils prennent en charge toute la partie intégration, référencement et transmission des fichiers, et des données pour les avocats du cabinet.

En conclusion : la numérisation de l'ensemble de la bibliothèque a été un investissement rentable pour le cabinet grâce à :

Une économie substantielle lors du déménagement.

L' optimisation du sourcing quotidien de données.

Un temps dégagé quotidiennement pour opérer sur les taches à forte valeur ajoutée pour les cabinet.

Quelle est la durée légale de conservation de mes archives d'entreprise ?

Wed, 29 Nov 2023 08:59:34 GMT

Archivage suivant durée légale

Comme tout le monde le sait, les documents ont une durée de conservation légale. Que ce soit pour vos documents privés ou professionnels, ils sont soumis à la réglementation française.

Dans cet article, nous allons détailler les durées légales d'archivage pour les documents d'entreprise.

Dois-je conserver mes documents d'entreprise en archives ou numérique ?

Il est toujours bon de rappeler que la notion de conservation de vos documents peut se faire en format papier ou en format numérique.

Dans le premier cas, les documents sont archivés et conservés dans des locaux sécurisés et garantis.

Dans le second cas, les documents sont numérisés pour devenir des fichiers numériques (PDF, JPG, TIF, suivant besoin). Il est important de noter, que dans ce second cas, la notion de numérisation avec valeur probante est essentielle, si vous souhaitez détruire les originaux papier.

Nous aurons d'autres occasions d'évoquer les avantages et inconvénients de ces deux solutions.

Durée légale d'archivage des documents

La durée légale de conservation des archives dépend naturellement de leur contenu .

Voici les précisions qui s'appuient sur les données que l'on peut retrouver sur le site du gouvernement.

Comment l'intelligence artificielle valorise la numérisation ?

Tue, 31 Oct 2023 13:31:47 GMT

Intelligence artificielle et numérisation

Nous sommes en 2023, et depuis quelques mois, les réseaux, les médias, le gouvernement, tout le monde ne parle que de ça :

L'INTELLIGENCE ARTIFICELLE.

Pour une grande partie des gens, l'intelligence artificielle se résume à CHATGPT.

Mais l'IA ne peut se résumer à une interface qui répond à nos questions.

Notre domaine de la gestion documentaire, de la numérisation, de l'archivage est en pleine évolution. La technologie de l'IA apporte une énorme plus value à nos prestations.

Reconnaissance de caractères (OCR) poussée, extraction, structuration, valorisation de données, voici quelques exemples des évolutions possibles.

L'intelligence artificielle au service la numérisation de documents

La numérisation de documents est le cœur de métier de LNSE.

Depuis le début de notre histoire, ce pan de notre activité peut se décrire comme suit :

Préparation des documents (typages, nettoyage, ...)
Numérisation dans des scanners haute volumétrie.
Identification des documents (indexation, nommage, classement)

Cette troisième partie est, en 2023, toujours très manuelle. On peut se brancher sur un inventaire client, automatiser certains champs saisis, mais l'opérateur humain reste la condition primordiale, du bon déroulement de cette étape.

Etape au combien cruciale car c'est ici qu'on permettra au client de retrouver ses fichiers, dans sa base de données !

L'intelligence artificielle nous permet d'apporter une vraie valeur ajoutée et d'aller encore plus loin dans les fichiers traités, grâce à deux notions importantes.

L'identification des données et leur valorisation. Concentrons nous, d'abord, sur l'identification des données.

L'intelligence artificielle améliore la reconnaissance de caractères

L'identification des données se traduit par la reconnaissance de caractères (OCR). Sur ce point, l'intelligence artificielle apporte de grandes améliorations.

L'OCR, c'est quoi ?

L'OCR est l'opération qui permet de transformer un document image, quelque soit son format (JPG, TIF, PNG, ...) en un document avec du texte searchable.

Quoi qu'en disent certains (ils se reconnaitront ��), l'OCR n'est, à l'heure actuelle, pas une valeur sure.

Naturellement plus un document est de bonne qualité, plus on va s'approcher du 100% de reconnaissance et correspondance de texte, mai cela n'est pas toujours le cas…

Et encore plus pour les documents complexes.

L'intelligence artificielle reconnait le texte des documents complexes

Sont considérés comme documents complexe, les plans industriels qu'ils soient en papier ou cartes à fenêtres, les bobines microfilms et microfiches avec des informations réduites au maximum.

L'intelligence artificielle valorise l'OCR avec un traitement intelligent et une analyse plus fine de ces documents et apporte un taux de reconnaissance qui est désormais quantifiable est estimable.

Quelques exemples : Reconnaissance d'informations multi orientations, reconnaissance de textes manuscrits, … Les applications sont multiples.

Pour aller plus loin :

Dans un prochain article, nous présenterons comment l'IA, nous permet d'extraire, structurer et valoriser les datas.

Dématérialisation des dossiers d'urbanisme

Tue, 10 Oct 2023 08:48:52 GMT

Dématérialisation des Dossiers d'Urbanisme

Simplification et Modernisation

L'univers de l'urbanisme évolue à grands pas, et avec lui, la manière dont les collectivités consultent les dossiers d'urbanisme. La dématérialisation de ces documents est devenue une réalité incontournable, apportant une multitude d'avantages tant pour les collectivités que pour les citoyens. On vous présente le monde de la dématérialisation des dossiers d'urbanisme, en explorant le contexte d’une prestation réalisée, le flux de traitement et le classement des fichiers numériques.

Contexte de la dématérialisation

Cet article repose sur une prestation de dématérialisation des dossiers d'urbanisme pour une grosse collectivité du Sud de la France. Avec un volume de plusieurs milliers de dossiers, permis de construire, demandes de travaux, la numérisation permet une consultation numérique simplifiée. Fini le temps où les agents devaient se rendre en personne pour consulter un dossier encombrant. Désormais, grâce à l’accompagnement et la numérisation chez LNSE, l'accès aux informations urbanistiques se fait en quelques clics.

Dématérialisation et Flux de Traitement

Le processus de dématérialisation va bien au-delà de la simple numérisation des documents standards. Il implique la préparation minutieuse des dossiers, l'extraction des plans sur le modèle évoqué dans cet article , et la numérisation en couleurs pour une visualisation optimale.

En rendant les dossiers numériques, on facilite grandement leur traitement et leur partage. Les professionnels de l'urbanisme peuvent collaborer de manière plus efficace, en évitant les retards liés aux envois postaux ou aux déplacements. De plus, l'extraction des plans et la numérisation en couleurs offrent une meilleure lisibilité, facilitant ainsi les prises de décision. La dématérialisation permet également de réduire les risques de perte ou de détérioration des documents, contribuant ainsi à la préservation de l'histoire urbaine.

Classement des fichiers numériques

Une fois les dossiers dématérialisés, la gestion des fichiers numériques devient cruciale. Pour garantir un accès rapide et efficace aux informations, l'indexation à partir d'un fichier client de récolement est essentielle. Cette démarche permet de classifier les dossiers et permis en fonction de leur numéro, adresse, parcelle cadastre, et tout autre champ simplifiant leur recherche.

L'extraction des informations depuis les formulaires CERFA et l'ajout de métadonnées complètent le processus de classement. Les métadonnées, telles que les coordonnées géographiques, les dates de dépôt, et les données des propriétaires, offrent une vue d'ensemble précieuse des dossiers d'urbanisme. Cette approche facilite la recherche d'informations spécifiques et garantit une gestion efficace des archives numériques.

Mais qu'en est-il des originaux papier ?

Pas de panique, la conservation des documents papier reste importante. La transition vers le numérique n'implique pas nécessairement la disparition des originaux. La coexistence des deux formats garantit une sécurité accrue dans la gestion des dossiers. Ainsi, la dématérialisation peut s'accompagner d'une conservation optimisée sur un site de la collectivité ou chez un tiers archiveur .

Traitement des chèques bancaires

Wed, 23 Aug 2023 06:30:18 GMT

La numérisation des chèques, dans le courrier

Le traitement et la numérisation de courriers sont des prestations proposées depuis de nombreuses années, par LNSE.

Externaliser le traitement du courrier implique des compétences que nous avions développées dans un précédent article .

Un point qui nécessite un développement particulier, est le traitement et la gestion des chèques de nos clients.

Ces clients sont, pour leur grande majorité, des entreprises du domaine VPC et retail.

Quelles implications à la présence de chèques dans le courrier ?

Bien qu'étant une évidence, il est utile de rappeler que l'externalisation du courrier implique une fluidité et une transparence dans le traitement. Par extension, la présence de chèques induit la capacité à faire encaisser les volumes monétaires par nos clients.

Dans les faits, la présence de chèques bancaires demande la mise en place d'un flux connexe au traitement des autres documents.

Conservation du lien chèque/document :

Premier sujet et non des moindre, faire le lien entre le règlement et le document lié. Cela peut être un bon de commande, une facture, une page de catalogue VPC, ...

Les chèques sont, donc numérisés avec leurs documents liés. Ces images seront transmises à nos clients pour leurs différents traitements internes.

En sortie de scanner , les chèques sont séparés pour être encaissés.

Traçabilité des chèques :

Second sujet primordial, la traçabilité des chèques bancaires. Le nom du client, le numéro de chèque, le montant, la date sont autant que critères qui peuvent être demandés par nos clients afin de tracer les chèques reçues.

Cette traçabilité vise à valider deux notions importantes :

Fiabiliser l'encaissement, assurer les mouvements comptables.
Engager l'envoi de leurs commandes, produits, prestations aux clients finaux de nos clients.

Téléversement des chèques bancaires et remise en banque

La traçabilité des chèques de banque, évoquée plus haut, va se faire à l'aide d'une seconde machine.

Cette machine permet est équipé de composants permettant :

La lecture de la ligne magnétique CMC7
La reconnaissance ICR des informations présentes sur le chèques.

En sortie, les informations sont concaténées dans un fichier remise bancaire qui permet à banque de notre client de déclencher les transferts de fonds.

Par la suite, nous prenons en charge le transfert sécurisé des chèques physiques jusqu'à la banque de notre clients, pour une remise physique.

Traitement des chèques bancaires : notions complémentaires

En conclusion de cet article, notons quelques notions importantes liées au traitement des chèques de banque.

Certains clients souhaitent un traitement avec réconciliation. La réconciliation vise à "rapprocher" les chèques scannés avec des informations détenues, par le client, en amont du traitement chez LNSE.

Exemple : un numéro de commande catalogue et un règlement chèque.

La réception de courriers contenant des règlements induit la mise en place de sécurités importantes pour la gestion des liquidités potentiellement présentes dans les courriers. Des solutions de sécurisation et de restitution au client sont mise en place au cas par cas, suivant les impératifs et volontés de ces derniers.

Comment optimiser la numérisation avec les scanners KODAK ALARIS ?

Mon, 17 Jul 2023 08:23:11 GMT

La numérisation haute volumétrie

Les volumes de documents numérisés et archivés chaque années grandissant, les scanners permettant d'absorber ces volumes évoluent aussi.

Depuis plusieurs années, LNSE intègre les solutions de KODAK ALARIS dans ces chaines de production.

Les scanners et solutions logicielles KODAK ALARIS nous permettent de proposer des prestations avec un niveau de détail et une cadence constante.

Les scanners, toute une histoire chez LNSE ...

De part notre métier, nous sommes naturellement un gros consommateur de matériels et solutions de scan et toujours à la recherche de solutions plus performantes.

Cela fait quelques années, maintenant que LNSE travaille avec la société ADDIS TECHNOLOGIE .

En deux mots, ADDIS est un partenaire distributeur de scanners et solutions. Notre association a débuté avec des scanners de microformes , puis a évolué vers la mise en place de scanners haute volumétrie, et en particulier des solutions KODAK ALARIS.

Ce partenariat tripartite a débouché sur la mise en place de scanners haute volumétrie I5850S, chez LNSE.

Réduire de 20% le temps de traitement est une vraie force dans la mise en œuvre de projets volumineux.

La numérisation haute volumétrie

La numérisation haute volumétrie concerne la numérisation de fonds documentaires papiers, et en priorité des formats administratifs, juridiques et contractuels allant du A5 au A3.

Ces fonds se traitent en 3 étapes principales :

La préparation à la numérisation avec le désagrafage, nettoyage des pages, le typage des documents.
La numérisation qui consiste à passer le papier dans le scanner.
L'indexation, le nommage, le classement. De manière globale, l'identification des fichiers pour que nos clients les retrouvent.

La cadence des machines et l'automatisation de process sont donc des axes d'amélioration importants sur ce type de projets.

Les scanners et solutions logicielles KODAK que nous utilisons nous permettent de gagner en moyenne 20% de temps sur un projet avec un fort volume.

Ce gain se cumule depuis plusieurs points.

Le premier est naturellement lié à la vitesse de passage dans le scanner. Les scanners I5850S sont assez bien dotés à ce niveau avec une cadence quotidienne d'environ 70 000 pages.

Le second provient de l'automatisation du découpage des fichiers. Pour faire simple, lors de la préparation, les documents sont typés (identifiés) avec des pages séparatrices qui vont être reconnues par le logiciel. Cela permet de mettre des lots de plusieurs centaines de pages dans le scanner sans se soucier de la façon dont il faudra couper les débuts/fins de fichiers.

Enfin le tri post-numérisation. Les scanners possèdent plusieurs bacs de sortie permettant de réduire drastiquement la manutention des documents et la gestion des différents flux (envoi en archivage, en destruction, remise dans le flux des séparateurs).

La numérisation de documents multi formats

Wed, 01 Feb 2023 08:39:34 GMT

CONTEXTE DU PROJET

Dématérialiser l'ensemble de sa documentation technique afin de permettre aux collaborateurs du BE et maintenance d'échanger et intervenir rapidement en cas de problème sur les lignes de production.

Les classeurs de notre client contiennent :

- Des documents administratifs type A4 .

- Des documents techniques comme des notes de calculs, nomenclatures.

- Des schémas et plans grands formats allant au-delà du A0.

IMPERATIFS ET NOTIONS IMPORTANTES

Cela semble évident, mais important de préciser que l'ensemble des documents contenus dans un classeur devront être retrouvés facilement dans un équivalent dossier numérique après le traitement.

En parallèle, il faut noter que les documents A4 seront scannés sur une ligne de production spécifique et que les grands formats le seront sur une autre, pour au final être intégrés dans les mêmes dossiers numériques

e projet implique plusieurs milliers de classeurs qui vont naturellement nécessité une organisation et gestion de projet spécifique pour assurer la traçabilité et la qualité de la prestation.

COMMENT SCANNER DES DOSSIERS MULTI FORMATS ?

Sans trahi r de secrets, le traitement de ces fameux multi formats va être très semblable à une prestation de numérisation de documents administratifs (A4 et A3) avec quelques actions supplémentaires .

Pour rappel, un projet de numérisation comporte "grossièrement" 3 étapes :

La préparation des documents
La numérisation, à savoir le passage au scanner à proprement dit.
L'indexation et identification des fichiers.

Lors de la préparation à la numérisation, nous appliquons le processus classique de "nettoyage" des documents avec la suppression des agrafes, dépliage des pages, etc...

En complément, nous identifions les grands formats pour les extraire du lot de documents. Cette action vise, évidement, à f aire le lien entre le grand format et son classeur d'origine , grâce à la pose de pages d'identification dans le classeur et d'un report de cette identification sur chaque grand format.

La numérisation intègre, donc, deux flux documentaires . Un pour les documents A4/A3 , et un second pour les plans grands formats .

Les différents matériels sont calibrés en fonction de chaque document, indépendamment des autres formats documentaires.

Pour la partie indexation, nos opérateurs identifient, nomment et classent les fichiers suivant les standards définis avec le client , comme pour une prestation "classique".

En complément, chaque opérateur effectue un rapprochement entre les documents A4 et les plans appartenant à un même classeur.

Cette opération est facilitée par le fait que les documents ont été correctement identifiés durant la phase de préparation .

POUR ALLER PLUS LOIN...

Cet article traite d'un sujet très fréquemment observé chez nos clients industriels, scientifiques, techniques, etc.

A noter que l'on rencontre aussi, le besoin de scanner des documents multi formats sur des projets de numérisation de dossiers d'urbanisme . De façon moins intuitive, nous opérons aussi ces méthodes sur des projets de numérisation de dossiers/thèses d'étudiants.

Gestion du courrier entrant - Numérisation/BPO

Tue, 26 Jul 2022 12:53:06 GMT

Gestion du courrier entrant

Besoin du client

Libérer les tâches de réception de courrier et intégration dans sa base de données, pour focaliser ses équipes sur son métier.

CONTEXTE DU PROJET

Dans le cadre de son activité, une grande entreprise française reçoit quotidiennement des plis de la part de ses clients et partenaires.

L'entreprise recherchait un prestataire pour réceptionner et préparer quotidiennement le courrier entrant, en vue de numérisation.

La volumétrie quotidienne est évaluée entre 500 et 1 000 plis en fonction des périodes de l'année.

Les prérequis de la gestion de courriers

Pour des raisons de simplifications et surtout de conservation de ses clients existants, il fallait mettre en place u ne solution logistique simple et avec le moins d'impact possible sur ses clients existants .

La prestation de numérisation des courriers

Le traitement consiste à réceptionner, trier, numériser et transmettre numériquement les courriers reçus.

Des règles de tri ont été définies en lien avec le client :

Identification des services destinataires.
Présence ou non de mentions obligatoires.
Orientation de courriers spécifiques ou non destinés.

A la suite du tri, les courriers sont préparés conformément au processus métier du client. Nous mettons en place un traitement multi-flux afin d'orienter les documents suivant leurs types et formats A4, A3, A0, ...

Les courriers reçus peuvent contenir des plans/grands formats. Ces derniers sont identifiés et extraits pour numérisation sur scanner de grands formats.

Les documents A4/A3 sont traités d'un coté, les grands formats, de l'autre.

En sortie de scanner, les fichiers issus d'un même courrier sont refusionnés pour redevenir un seul fichier.

Les fichiers sont ensuite signés électroniquement, dans le cadre de la numérisation fidèle .

Enfin, nous déposons les fichiers directement sur la plateforme de gestion du client. Afin de lui permettre d'être opérationnel tout au long de la journée, 3 dépôts sont effectués chaque jour.

Consultation des dossiers en archives

Thu, 03 Mar 2022 13:00:01 GMT

Gestion des dossiers multi-formats

Comment faites-vous quand vous devez consulter des dossiers contenant des documents multi formats archivés ? ��

�� De manière générale, la question de la gestion des demandes de consultations de documents durant l'archivage doit être traitée dès la mise en place de votre projet d'archivage.
�� En effet, l'un des intérêts de l'archivage physique est bien de "Simplifier la gestion de vos archives tout en conservant leur disponibilité."

Il y a donc deux sujets principaux, à traiter pour répondre à cette question :
1️⃣ Comment vous transmettre ces documents ?
2️⃣ Quels délais prévoir pour la réception de ces documents ?
�� Nous n'aborderons, volontairement, pas toute la procédure d'intégration et référencement initial. ��

Les entreprises qui nous font confiance pour l'archivage ont deux solutions pour consulter ces dits documents :
�� En physique :
✉��Par transmission du dossier papier ou ��‍♂️ consultation sur le site d'archivage.
Dans ce cas de figure, la question des multi formats est réglée de fait, avec la transmission complète du dossier.
⏳Les délais peuvent varier en fonction de la distance ou du délai de passage du client.

��En numérique :
��Les documents sont sortis d'archivage, numérisés, puis envoyés au client.
Dans le cas de dossiers multi formats, nous sommes en mesure des les préparer et les scanner, quel que soit le format : ��
Les plans, sur les scanners grands formats, les A4/A3 sur scanners conventionnels.
Le dossier �� est refusionné physiquement et numériquement pour envoi au client. ��

⏳ DELAIS D'ENVOI : 4H MAXIMUM ��

Aider Madagascar avec HANDISHARE

Wed, 23 Feb 2022 11:45:44 GMT

Opération POULES SOLIDAIRES !

��ENTRAIDE ��
LNSE s'associe à HANDISHARE pour venir en aide à Madagascar ��

Depuis quelques semaines, l'ile est très fortement touchée par les cyclones et tempêtes.
Dans certaines zones, il ne reste pas grand-chose entre les villages détruits et récoltes anéanties - doux euphémisme… ��

En partenariat avec l'association FIDES à Chaponost, HANDISHARE porte déjà un projet de construction de 7 écoles et 3 collèges.
Ce projet c'est MADASHARE ( www.madashare.fr ) vous pouvez aller y faire un tour !

Pour donner un nouveau coup de main à l'Ile, HANDISHARE lance l'opération POULES SOLIDAIRES !
L'idée : 10 000 poules en chocolat vendues, au profit de l'association (ça tombe bien, c'est bientôt Pâques…) !

Les poules sont fabriquées par l'association CAMAYOS ( www.camayos.fr )

On vous joint toutes les informations dans l'images ci-dessous !

Mangez du chocolat pour aider les ceux qui n'ont pas notre chance ��

1 000 !

Mon, 21 Feb 2022 15:02:19 GMT

�� MILESTONE ��

1 000 !

Pour certains, ce nombre est tout petit. ��
Pour d'autres, c'est une montagne. ��

Pour nous, cela veut simplement dire beaucoup ! ��

La semaine dernière, nous avons franchi le cap des 1 000 clients accompagnés. ✅

Les projets ont été (et resteront) très variés, dans leur contenu, leur volume, leur fréquence, etc.
Mais un point reste toujours présent et important pour nous : LA SATISFACTION et LA QUALITE !

Merci à tous de nous avoir fait confiance !
Nous sommes ici grâce à vous, ça n'a pas de prix !
��

02.02.2022

Déménagement d'entreprise et gestion des archives

Fri, 28 Jan 2022 15:09:12 GMT

Depuis 2 ans, de nombreuses entreprises repensent leur façon de travailler.

Entre le télétravail et la volonté de réduire les couts immobiliers, de nombreuses entreprises ont opté pour un déménagement d'un/plusieurs sites.

Un déménagement étant souvent l'occasion d'un bon ménage, vient alors la question des documents et archives.

❓

"On fait quoi de nos documents ?"

"On ne pourrait pas en profiter pour faire un tri ?"

" Comment gérer le transfert des documents importants ou précieux, comme des archives uniques et/ou très anciennes ?"

"On ne va quand même pas jeter les documents clients/fournisseurs à la déchetterie ?"

"Les bureaux vont changer, comment va-t-on retrouver nos dossiers ?"

"On met ça dans un box et basta ?"

❓

Ces questions retranscrivent de vrais doutes sur la confidentialité, la perte de données, l'organisation des archives.

�� Avez-vous déjà pensé à l'archivage temporaire ?

Sur le même principe qu'un archivage externalisé de longue durée, l'archivage temporaire va permettre aux entreprises de déménager sereinement et se concentrer sur la transition de leur business.

✅ L'archivage temporaire des documents : comment ça se passe ? ✅

1 �� – Collecte des archives sur votre ancien site, directement dans les armoires, locaux d'archives, caves, …

2 �� – Récolement et inventaire des boites, conteneurs, dossiers, pochettes collectées.

3 ♻ – (Au besoin), tri et destruction des documents ayant "inutiles" ou ayant dépassés leur durée de conservation légale.

4 �� – Conditionnement des archives à restituer en conteneurs, boites d'archives, etc. Cela permet de protéger les documents pendant la durée de conservation et vous les rendre propres et organisés.

5 �� – Archivage durant votre déménagement.

6 �� – Restitution et remise en rayon suivant convenance, sur votre nouveau site.

Plus d'informations

www.lnse.fr/archivage-documents

28.01.2022

scanner microformes LNSE

Tue, 09 Nov 2021 15:25:25 GMT

Un nouveau scanner zeutschel OM 1500 intègre nos locaux !

�� Dans le cadre de notre développement et de l'envie de toujours répondre aux besoins de nos clients, ce scanner a pointé le bout de son nez chez nous il y a quelques jours ��

Encore plus puissant et impressionnant que l'ancien.

Entre gain de temps et amélioration de la productivité, la capacité du pôle Numérisation Microformes se voit doubler ��

�� Il est équipé d'une caméra dernière génération et d'outils d'optimisation poussée de la qualité des images, permettant une meilleure lisibilité des microfiches, même les plus dégradées ��

❓ Envie d'un savoir plus :

https://www.lnse.fr/numerisation-microformes

05.11.2021

Qu'est-ce que la certification NF544 ?

Thu, 19 Sep 2019 12:37:26 GMT

Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier - NF544

Le référentiel NF 544 publié fin 2018 offre une continuité à la norme NF 42-026 relative à la copie fidèle. La mise en œuvre de cette norme permet en effet de produire des copies électroniques dites fidèles, par rapport au document original. L’objectif, pour les entreprises appliquant ce mode opératoire, est de pouvoir détruire les originaux papier.

Pour mémoire, le processus de dématérialisation selon la norme NF 42-026 comprend :

une image électronique à l’identique du format papier (respects des couleurs, formats …)
une signature avec horodatage du fichier image
une exigence de conservation en SAE (Système d’Archivage Electronique) ou coffre fort numérique.

NF 544 permet maintenant, aux prestataires en numérisation, de certifier que leurs process de traitement appliquent les exigences de la norme NF 42-026. Comme toute certification, la norme contrôle :

sa prise en compte dans la stratégie du prestataire : respect de la confidentialité des données, accompagnement des clients par le conseil et l’information,
la mise en œuvre dans les processus opérationnels : éléments techniques de la prestation de numérisation (convention de numérisation, la qualification de la chaine de numérisation, le registre des flux de numérisation, l’attestation de numérisation fidèle, les métadonnées), formation du personnel,
l’évaluation et la mesure des performances,
l’amélioration continue.

Pour les utilisateurs, la certification NF 544 et la norme NF 42-026 permettent de mener leur transformation numérique de manière fiable.

LNSE numérisation archivage

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�� Parlons de vos archives

Archivage numérique : vos fichiers sont-ils vraiment à l’abri ?

Pourquoi l’archivage numérique est indispensable pour votre entreprise ?

��️ Backup : la sauvegarde externalisée 100 % française

Ce que vous gagnez :

☁️ Cloody : votre cloud collaboratif sécurisé et personnalisable

�� Fonctionnalités clés :

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�� Pourquoi choisir LNSE ?

�� Ne perdez plus un fichier. Ne perdez plus une seconde.

LNSE numérise et externalise des archives pour Zeendoc

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En conclusion

Archivage dossiers patients médecins

Comment gérer ses archives patients lors du départ à la retraite ?

Combien de temps faut-il conserver les dossiers patients ?

Faut-il numériser les dossiers patients ?

Faut-il archiver les dossiers patients ?

Vous êtes médecin et souhaitez des informations sur l'archivage de vos dossiers patients ?

Comment numériser les documents d'entreprise ?

Comment numériser les documents d'entreprise avec LNSE ?

Préparation des documents

Tri et désassemblage

Nettoyage et réparation

Classement et typage

Numérisation des documents

Choix du scanner

Paramétrage des scanners

Contrôle de qualité

﻿ Nommage et classement des fichiers

Nommage des fichiers

Organisation et stockage

Intégration avec les systèmes de gestion documentaire

Conclusion

Archivage des liquidations judiciaires

Les causes d'une liquidation judiciaire

Les archives et la liquidation judiciaire

Preuves et contentieux.

Conserver les archives d'une entreprise liquidée.

L'archivage de documents pour sociétés liquidées

La collecte des archives.

Inventorier et stocker.

Gérer la durée de conservation des archives.

Numérisation dossiers locataires

Etude de cas : numérisation de dossiers locataires pour bailleurs sociaux et OPH

La collecte des dossiers locataires chez le bailleur social.

Paramétrer la numérisation des dossiers locataires

Les étapes de numérisation des dossiers locataires

Etape 1 : Préparation des documents.

Etape 2 : Numérisation des documents locataires.

Etape 3 : Indexation des documents.

Transmettre les dossiers locataires numérisés

Archiver les dossiers locataires après numérisation

Archivage des documents d'un cabinet d'avocats

Etude de cas : stockage d'archives pour un cabinet d'avocats.

Nommage et classement des fichiers

Dématérialisation des Dossiers d'Urbanisme

Dématérialisation et Flux de Traitement