Le référentiel NF 544 publié fin 2018 offre une continuité à la norme NF 42-026 relative à la copie fidèle. La mise en œuvre de cette norme permet en effet de produire des copies électroniques dites fidèles, par rapport au document original. L’objectif, pour les entreprises appliquant ce mode opératoire, est de pouvoir détruire les originaux papier.

Pour mémoire, le processus de dématérialisation selon la norme NF 42-026 comprend :

• une image électronique à l’identique du format papier (respects des couleurs, formats …)
• une signature avec horodatage du fichier image
• une exigence de conservation en SAE (Système d’Archivage Electronique) ou coffre fort numérique.

NF 544 permet maintenant, aux prestataires en numérisation, de certifier que leurs process de traitement appliquent les exigences de la norme NF 42-026. Comme toute certification, la norme contrôle :

- sa prise en compte dans la stratégie du prestataire : respect de la confidentialité des données, accompagnement des clients par le conseil et l’information,

- la mise en œuvre dans les processus opérationnels : éléments techniques de la prestation de numérisation (convention de numérisation, la qualification de la chaine de numérisation, le registre des flux de numérisation, l’attestation de numérisation fidèle, les métadonnées), formation du personnel,

- l’évaluation et la mesure des performances,

- l’amélioration continue.

Pour les utilisateurs, la certification NF 544 et la norme NF 42-026 permettent de mener leur transformation numérique de manière fiable. 

19.09.2019

La numérisation des dossiers d'urbanisme s'intègre dans la démarche BIM (Building Information Modeling) qui vise à digitaliser les processus de conception, construction et utilisation d'un bâtiment ou d'une infrastructure. 

Decouvrez un cas client, une collectivité locale, qui a dématérialisé ses dossiers d'urbanisme afin de faciliter la consultation et le partage des documents.

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16.11.2018

Afin de mieux répondre aux besoins de ses clients Bureaux d'Etude et Services Techniques, LNSE propose un nouveau service d'impression de plans et de documents grands formats.

Les formats imprimés vont du A2 au A0+.

Finition : plan roulé ou plan plié

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21.02.2018

Nous sommes heureux de vous annoncer notre certification ISO 9001 version 2015, obtenue durant l'été 2017.

En 2016, la direction de LNSE a jugé nécessaire de mettre en place un Système de Management de la Qualité. Un processus de certification ISO 9001 a été engagé et mené par les équipes de LNSE.

Enregistrée pour nos activités de numérisation et de GED, cette certification traduit nos efforts constants pour l'amélioration de nos processus de dématérialisation de documents.

Pour nos clients, cette certification vise à proposer des prestations à haut niveau de qualité.

26.09.2017

Notre centre de numérisation dispose maintenant d'un scanner permettant de traiter des plans jusqu'à 1420 mm de largeur.

Les documents excédant 1119 mm de large nécessitant précédemment d'être scindés en 2 parties, peuvent maintenant être gérés en un seul passage.

La technologie Contrôle automatique d'épaisseur associée à un réglage de pression autorise en outre la numérisation de documents jusqu'à 15 mm d'épaisseur. Les grands formats fragiles ainsi que les affiches sur carton mousse peuvent ainsi être dématérialisés sans risque.

29.08.2017

La réglementation évolue : suite au décret du 5 décembre 2016 précisant les conditions de mises en oeuvre des copies numériques, un nouveau décret du 30 mas 2017 autorise la destruction des factures originales papier après numérisation.

Une copie numérique fidèle :

Le décret précise les modalités de numérisation à respecter afin que la version scannée soit réputée fidèle à l’original :

• La numérisation doit être identique au document papier : dimensions, lisibilité du contenu, respect de la colorimétrie,
• Le fichier numérique doit être enregistré au format PDF ou PDF/A,
• Le fichier numérique doit être horodaté.,
• Le fichier ne doit pas être compressé, ou compressé sans perte.

Objectif :

Favoriser la dynamique de dématérialisation des process.

Durée de conservation

Comme pour les factures papier, la période de conservation fiscale est de 6 ans.

24.04.2017

Plus d'informations

La future norme NF Z42 026 a pour objectif de définir le cadre d'une prestation de numérisation fidèle du document papier.

La norme prévoit la mise en place de Convention de Numérisation entre le client, qui confie ses documents à scanner, et le Prestataire qui prendra en charge les opérations de dématérialisation. Les principaux points couverts par la norme sont :

- la qualification du prestataire et des chaines de numérisation,

- le niveau de contrôle défini avec le client,

- la traçabilité.

Plus  d'informations

05.01.2017

• Classez directement vos documents dans ZeDOC depuis Outlook
• Accédez rapidement aux informations
• En mode licence ou abonnement Cloud, la GED ZeDOC permet une réponse sur mesure aux beoins des TPE PME

Plus d'informations ...

17.11.2016

La facturation électronique : où en est-on à l'été 2016 ? Le point avec cette infographie publiée par LNSE

05.09.2016

La numérisation des plans permet de faciliter la consultation des contenus. Elle offre en outre une solution de pérennisation à des documents difficile à stocker.

Notre centre de numérisation traite les documents grands formats jusqu'à A0+.

Plus d'infos

07.04.2016

La réglementation et les usages en matière de dématérialisation évoluent beaucoup et vite. Intérêt d'une GED, dématérialisation des factures, archivage des documents numérisés, les questions ne manquent pas . A travers notre blog, nous souhaitons vous donner des informations claires et variées sur les tendances et les bonnes pratiques.

Blog LNSE

25.03.2016

De nombreux centres hospitaliers font confiance à LNSE pour la numérisation de leurs microfiches de paye. Alors que les lecteurs deviennent obsolètes, l'accès aux informations contenues dans les microfiches reste important pour les reconstitutions de carrières des agents.

LNSE numérise les microfiches et indexe les vues par nom prénom. La recherche de bulletins de paye est ainsi très rapide.

Plus d'infos

03.12.2015

La gamme ZeDOC comprend un nouveau module d'archivage de mails. Avec ZeDOC Mail Collector, archivez, retrouvez et ré-exploitez vos mails en un clic.

Plus d'infos

10.08.2015

Confiez nous vos travaux de numérisation et de saisie, et partez sereins ... Nous nous occupons de tout.

Notre centre de numérisation s'enrichit d'un nouveau matériel : un scanner de livres. Cet appareil permet de traiter les ouvrages reliés épais ou fragiles. La capture de l'image s'effectue par flashage par le dessus, un algorithme de traitement redresse la courbure liée à la reliure.

Plus d'infos

le 17.03.2015

Les affiches et posters grands formats sont des moyens de communication importants qui n'existent, certaines fois, plus qu'en support physique souple ou rigide.

Nous vous proposons une prise en charge de ces documents pour vous permettre de les conserver en format électronique.

Nous numérisons vos affiches et posters avec des scanners performants, afin de créer des fichiers JPG Haute Définition.

Nous indexons les fichiers par date/sujet/thème pour un classement et une recherche claire.

Par la suite, vous pourrez réutiliser, modifier, adapter ces fichiers à votre nouvelle campagne de communication.

le 13.11.2014

Les photos papier constituent une partie des fonds d'archives dans certains métiers. Afin d'exploiter et de valoriser les archives photos, LNSE propose un service de numérisation et d'indexation des photos papier.

• Numérisation et création fichier JPG
• Résolution selon besoin : archivage ou impression grand format
• Indexation par date/thème/sujet afin de faciliter le classement et la recherche.

le 25.04.2014

Toutes nos prestations de numérisation en vidéo.

Cliquez sur l'image et accédez à la vidéo.

le 14.04.2014

BULL DUPLICOPY, imprimeur numérique, s’associe à LNSE pour proposer à ses clients des services d’archivage électronique.

BULL DUPLICOPY recherchait pour l’un de ses clients industriels, une solution de numérisation de la documentation technique. « Plutôt que le développement interne, nous avons choisi de nous appuyer sur un partenaire professionnel de la numérisation de fonds documentaires. Nous  restons l’interlocuteur commercial privilégié du client final» explique Patrick Leroyer responsable de BULL DUPLICOPY.

BULL DUPLICOPY a retenu LNSE, en raison de son centre de numérisation, dimensionné pour scanner des documents de différents formats : papier classique, grands formats, microfiches et microfilms. Le projet a permis de dématérialiser et d’indexer plusieurs milliers de dossiers techniques composés de liasses A4, de plans papier et de microfiches. Cette prestation s’est réalisée sans contrainte pour l’utilisateur final, car LNSE a garanti un accès permanent et rapide aux documents nécessitant une consultation urgente.

Au final, le client a été tout à fait satisfait du résultat du projet mené conjointement par BULL DUPLICOPY et LNSE.

« Ce partenariat entre dans le cadre des solutions sécurisées et professionnelles proposées par le groupe BULL. Il nous permet d’apporter une réponse globale dans le domaine de l’archivage numérique » ajoute Patrick LEROYER.

En savoir plus sur nos solutions de numérisation

le 13.01.2014

LNSE devient partenaire du Basket Club Arbreslois

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le 17.12.2013

Le microfilm documentaire a longtemps été utilisé comme support d'archivage en raison de sa stabilité dans le temps.
Les lecteurs microfilms devenant obsolètes et difficiles à maintenir, la question de la consultation des données contenues dans les bobines se pose.
LNSE propose un service de numérisation des microfilms documentaires.

En savoir plus sur la numérisation des vues microfilms

le 18.11.2013

LNSE dématérialise les archives plans. Les dossiers techniques contiennent souvent de nombreux plans papier ou microfichés. La recherche dans ces grands formats est fastidieuse et laborieuse.

LNSE procède à leur numérisation, nettoyage et indexation afin de faciliter leur consultation en réseau.

En savoir plus

le 21.10.2013